Obowiązek EZD RP od 2028 r. — terminy, kto podlega i jak się przygotować

Planowany termin 1 stycznia 2028 r. to data, wokół której organizuje się dziś cyfryzacja polskiej administracji. Od tego dnia — zgodnie z projektem nowelizacji przepisów archiwalnych — jednostki sektora publicznego mają prowadzić sprawy w systemie klasy EZD jako podstawowym sposobie dokumentowania przebiegu załatwiania spraw. W tym artykule wyjaśniamy, kogo obowiązek dotyczy, jak wygląda harmonogram, jakie są realne konsekwencje zwłoki oraz ile czasu naprawdę potrzeba na przygotowanie urzędu.

Uwaga o statusie prawnym. Termin 1 stycznia 2028 r. wynika z projektu nowelizacji ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Datę i ostateczny zakres należy weryfikować po uchwaleniu ustawy. Niezależnie od finalnego brzmienia przepisów, kierunek jest przesądzony — administracja przechodzi na elektroniczne zarządzanie dokumentacją, a urzędy, które zaczną wcześniej, unikną kumulacji wdrożeń tuż przed terminem.

Czym jest „system klasy EZD” i dlaczego to ważne

Pojęcie systemu klasy EZD (Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją) odnosi się do systemu teleinformatycznego, w którym wykonuje się czynności kancelaryjne, dokumentuje przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw oraz gromadzi i tworzy dokumenty elektroniczne. Definicję tę precyzuje Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. (Dz.U. 2011 nr 14 poz. 67), które od lat dopuszcza dwa równoważne sposoby pracy: system tradycyjny (papierowy) oraz system EZD (elektroniczny).

Kluczowa zmiana, którą wprowadza projektowany obowiązek, polega na tym, że system EZD przestaje być opcją, a staje się wymaganym standardem. EZD RP — bezpłatny system rozwijany przez NASK na zlecenie Ministerstwa Cyfryzacji — jest rozwiązaniem, które ten wymóg spełnia bez kosztów licencyjnych. Więcej o samym systemie piszemy na stronie System EZD RP — czym jest, funkcje i architektura.

Kogo dotyczy obowiązek

Zgodnie z kierunkiem projektowanych przepisów, obowiązek obejmie podmioty realizujące zadania publiczne, w tym w szczególności:

jednostki samorządu terytorialnego — gminy, powiaty, województwa (zobacz: EZD RP dla gmin, dla powiatów),
administrację rządową — urzędy wojewódzkie, ministerstwa, urzędy centralne,
jednostki organizacyjne JST — ośrodki pomocy społecznej (OPS, MOPS, GOPS), powiatowe centra pomocy rodzinie (PCPR), zakłady gospodarki komunalnej,
placówki oświatowe — szkoły, przedszkola, uczelnie wyższe (zobacz: EZD RP dla szkół, dla uczelni),
podmioty lecznicze — samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej (zobacz: EZD RP dla szpitali).

Obowiązek nie zależy od wielkości jednostki — dotyczy zarówno dużego urzędu miasta na prawach powiatu, jak i małej gminy wiejskiej czy jednoosobowego sekretariatu szkoły. Różni się jedynie skala i złożoność wdrożenia.

Stan wdrożeń — gdzie jesteśmy dzisiaj

Adopcja EZD RP przyspiesza. Według danych komunikowanych na początku 2026 r. zrealizowano już ponad 1000 wdrożeń produkcyjnych, a liczba jednostek pracujących w systemie przekroczyła 1300 — z prognozą podwojenia w kolejnych miesiącach. To istotny sygnał dla jednostek, które jeszcze nie zaczęły: rynek wdrożeniowy będzie się zagęszczał w miarę zbliżania się terminu, a dostępność specjalistów i terminów wdrożeniowych będzie malała.

Ile czasu naprawdę potrzeba — realny harmonogram

Najczęstszy błąd to założenie, że skoro termin jest w 2028 r., to jest jeszcze dużo czasu. W praktyce poprawne wdrożenie EZD RP obejmuje znacznie więcej niż instalację oprogramowania:

Etap	Czas (orientacyjnie)
Audyt przedwdrożeniowy i analiza gotowości	1–2 tygodnie
Aktualizacja instrukcji kancelaryjnej i JRWA	2–6 tygodni (zależnie od uzgodnień z archiwum)
Przygotowanie infrastruktury / wybór modelu (on-premise vs SaaS)	2–4 tygodnie
Instalacja i konfiguracja systemu	2–3 tygodnie
Migracja danych z dotychczasowych systemów	2–4 tygodnie
Szkolenia pracowników (kancelaria, referenci, kierownictwo)	2–4 tygodnie
Testy akceptacyjne i start produkcyjny	1–2 tygodnie
Stabilizacja powdrożeniowa	1–3 miesiące

Dla średniej gminy realny czas od decyzji do produkcji to 4–6 miesięcy, dla dużej JST z integracjami — 6–12 miesięcy. Jeśli dodamy do tego procedurę zamówienia publicznego (przygotowanie OPZ, postępowanie, rozstrzygnięcie), kalendarz cofa się o kolejne 2–4 miesiące. Wniosek: jednostka, która chce bezpiecznie zdążyć przed 1 stycznia 2028 r., powinna zacząć planowanie najpóźniej w 2026 roku.

Szczegółowy przebieg projektu opisujemy w artykule Wdrożenie EZD RP — krok po kroku oraz na stronie Proces wdrożenia EZD RP.

Konsekwencje zwłoki — co realnie grozi jednostce

Projektowane przepisy koncentrują się na obowiązku, nie na rozbudowanym systemie kar pieniężnych. Realne ryzyka zwłoki mają jednak charakter operacyjny i prawny:

Brak możliwości skutecznego prowadzenia spraw w wymaganej formie — po wejściu obowiązku jednostka bez systemu klasy EZD działa niezgodnie z prawem, co może być przedmiotem kontroli (NIK, RIO, archiwum państwowe).
Kumulacja kosztów i ryzyka tuż przed terminem — odkładanie wdrożenia oznacza konkurowanie o tych samych dostawców i specjalistów z setkami innych jednostek w 2027 r., co podnosi ceny i wydłuża terminy.
Pośpiech kosztem jakości — wdrożenie „na ostatnią chwilę” zwiększa ryzyko błędów w migracji danych, niedoszkolenia pracowników i oporu organizacyjnego.
Ryzyko reputacyjne — jednostka opóźniona wypada blado na tle sąsiednich urzędów, które cyfryzację mają już za sobą.

Jak się przygotować — pięć kroków na 2026 rok

Wykonaj audyt gotowości. Zanim podejmiesz decyzje budżetowe, sprawdź, na jakim etapie jesteś. Pomaga w tym nasz audyt przedwdrożeniowy EZD RP z oceną w 6 obszarach (procesy kancelaryjne, JRWA, infrastruktura, kompetencje, integracje, migracja).
Zaktualizuj instrukcję kancelaryjną i JRWA. To często najdłuższy etap ze względu na uzgodnienia z archiwum państwowym — zacznij wcześnie. Zobacz: instrukcja kancelaryjna a EZD RP oraz JRWA w EZD RP.
Wybierz model wdrożenia. On-premise (własna infrastruktura) czy publiczna chmura SaaS? Decyzja zależy od skali, polityki bezpieczeństwa i kompetencji działu IT.
Zaplanuj budżet i ewentualne zamówienie publiczne. Uwzględnij koszt wdrożenia, migracji, szkoleń i wsparcia — sama licencja EZD RP jest bezpłatna. Zobacz: koszt wdrożenia EZD RP.
Przeszkol zespół. Technologia to ok. 30% sukcesu — reszta to ludzie i procesy. Zaplanuj szkolenia EZD RP dla wszystkich grup pracowników.

Najczęstsze pytania

Czy termin 1 stycznia 2028 r. jest pewny? Wynika z projektu nowelizacji ustawy archiwalnej, który na bieżąco przechodzi procedurę legislacyjną. Kierunek jest przesądzony, ale dokładną datę warto weryfikować po uchwaleniu przepisów. Niezależnie od finalnego brzmienia, wcześniejsze rozpoczęcie przygotowań jest korzystne.

Czy mała gmina również musi wdrożyć system klasy EZD? Tak. Obowiązek nie zależy od wielkości jednostki. W małej gminie wdrożenie jest jednak prostsze i szybsze — często do 45–60 dni.

Czy EZD RP jest jedynym dopuszczalnym systemem? Obowiązek dotyczy systemu „klasy EZD”, nie konkretnego produktu. EZD RP jest jednak rozwiązaniem rządowym, bezpłatnym i spełniającym wymóg — dla większości jednostek to najbardziej racjonalny wybór.

Od czego zacząć, jeśli jeszcze nic nie zrobiliśmy? Od audytu gotowości i aktualizacji dokumentacji kancelaryjnej. Umów bezpłatną konsultację — pomożemy ustalić realny harmonogram dla Twojej jednostki.

Termin 2028 brzmi odlegle, ale kalendarz wdrożeniowy mówi co innego. Jednostki, które zaczną w 2026 r., przejdą przez transformację spokojnie i w ramach budżetu. Te, które będą zwlekać, zmierzą się z kumulacją kosztów, deficytem specjalistów i pośpiechem. Skontaktuj się z nami, aby zaplanować wdrożenie EZD RP na czas.