Dofinansowanie wdrożenia EZD RP — skąd wziąć środki dla urzędu

Wdrożenie EZD RP rodzi naturalne pytanie skarbnika i sekretarza: kto za to zapłaci? Dobra wiadomość jest taka, że sam system jest bezpłatny, a znaczną część kosztów wdrożeniowych można sfinansować z programów wspierających cyfryzację administracji. W tym artykule porządkujemy, co jest darmowe, co kosztuje i jakie są realne źródła finansowania dla jednostki publicznej.

Co jest bezpłatne, a co kosztuje

Najczęstsze nieporozumienie dotyczy tego, że „skoro EZD RP jest darmowy, to wdrożenie nic nie kosztuje”. To dwie różne rzeczy:

Bezpłatne:

• Licencja EZD RP — system jest własnością Skarbu Państwa, udostępnianą podmiotom publicznym bez opłat licencyjnych, niezależnie od liczby użytkowników.
• Dostęp do centralnego SaaS — publiczna chmura SaaS EZD RP rozwijana przez COI i NASK jest udostępniana podmiotom publicznym; dla wielu jednostek oznacza to brak własnej infrastruktury serwerowej.
• Podstawowe materiały szkoleniowe i e-learning — NASK udostępnia kursy i nagrania instruktażowe.

Kosztuje (po stronie jednostki):

• profesjonalne wdrożenie i konfiguracja pod specyfikę urzędu,
• aktualizacja instrukcji kancelaryjnej i JRWA,
• migracja danych z dotychczasowych systemów,
• integracje z systemami dziedzinowymi (finansowo-księgowe, e-Doręczenia, KSeF),
• szkolenia stanowiskowe i wsparcie powdrożeniowe,
• infrastruktura (w modelu on-premise — serwery, kopie zapasowe).

Pełną strukturę kosztów rozkładamy w artykule Koszt wdrożenia EZD RP — licencje, wsparcie techniczne i TCO.

Centralny SaaS jako sposób na obniżenie kosztów

Najprostszą drogą do ograniczenia wydatków jest wybór modelu publicznej chmury SaaS zamiast wdrożenia on-premise. W modelu SaaS infrastruktura serwerowa, kopie zapasowe i utrzymanie są po stronie operatora chmury, a jednostka nie inwestuje w sprzęt ani nie zatrudnia dodatkowego administratora. To radykalnie obniża koszt wejścia, szczególnie dla małych i średnich jednostek. Porównanie obu modeli opisujemy na stronie EZD RP w chmurze — model SaaS.

Źródła finansowania wdrożenia

Koszty wdrożeniowe (usługi, szkolenia, integracje, migracja) zwykle kwalifikują się jako wydatek w programach wspierających cyfryzację administracji publicznej i podnoszenie poziomu cyberbezpieczeństwa jednostek. W praktyce jednostki sięgają po:

1. Programy wsparcia cyfryzacji administracji — środki krajowe i europejskie przeznaczone na rozwój e-usług, modernizację IT i bezpieczeństwo informacji. Warunki i nabory zmieniają się w czasie, dlatego kluczowe jest śledzenie aktualnych konkursów dla JST.
2. Programy cyberbezpieczeństwa samorządowego — wdrożenie systemu klasy EZD wraz z odpowiednimi zabezpieczeniami często wpisuje się w cele projektów dotyczących bezpieczeństwa informacji w urzędach.
3. Budżet własny jednostki — przy bezpłatnej licencji i modelu SaaS koszt wdrożenia bywa na tyle przewidywalny, że mieści się w rocznym budżecie na IT, zwłaszcza dla mniejszych jednostek.
4. Środki organu prowadzącego — w przypadku szkół i jednostek podległych wdrożenie może finansować gmina lub powiat, obejmując jednym projektem wiele placówek (efekt skali).

Ważne. Zasady, nazwy i terminy konkretnych naborów zmieniają się w czasie. Przed złożeniem wniosku zawsze weryfikuj aktualny regulamin i kwalifikowalność wydatków u instytucji ogłaszającej nabór. Pomagamy klientom uzasadnić wydatek w kategorii „usługi doradcze, wdrożeniowe i szkoleniowe” oraz przygotować dokumentację techniczną do wniosku.

Jak uzasadnić wydatek i przygotować się do naboru

• Wykonaj audyt gotowości. Raport z audytu przedwdrożeniowego jest świetnym załącznikiem do wniosku — pokazuje stan wyjściowy, zakres prac i harmonogram, co ułatwia uzasadnienie kosztów.
• Przygotuj opis przedmiotu zamówienia (OPZ). Precyzyjny OPZ to podstawa zarówno wniosku o dofinansowanie, jak i ewentualnego postępowania przetargowego.
• Rozdziel koszty na kategorie. Audyt, wdrożenie, migracja, integracje, szkolenia, wsparcie — przejrzysta struktura kosztów ułatwia kwalifikację wydatków.
• Zaplanuj harmonogram zgodny z terminem 2028. Wnioski i wdrożenia warto rozłożyć tak, by zdążyć przed obowiązkiem od 1 stycznia 2028 r. bez kumulacji wydatków w ostatnim roku.

Najczęstsze pytania

Czy muszę płacić za sam system EZD RP? Nie. Licencja EZD RP jest bezpłatna dla podmiotów publicznych. Płacisz wyłącznie za usługi wokół systemu: wdrożenie, migrację, integracje, szkolenia i ewentualne wsparcie oraz infrastrukturę (w modelu on-premise).

Czy wdrożenie EZD RP można w całości sfinansować z dotacji? Zależy od konkretnego naboru i jego regulaminu. Często kwalifikowalne są koszty usług doradczych, wdrożeniowych i szkoleniowych. Zawsze weryfikuj aktualne warunki u instytucji ogłaszającej.

Co jest tańsze — on-premise czy SaaS? W większości przypadków SaaS ma niższy koszt wejścia (brak inwestycji w sprzęt). On-premise daje pełną kontrolę nad infrastrukturą, ale wymaga własnych serwerów i utrzymania. Wybór zależy od skali i polityki bezpieczeństwa jednostki.

Czy pomagacie w przygotowaniu dokumentacji do wniosku? Tak. Wspieramy klientów w przygotowaniu raportu z audytu, OPZ i uzasadnienia kosztów. Skontaktuj się z nami, aby omówić finansowanie wdrożenia w Twojej jednostce.

---

Wdrożenie EZD RP nie musi obciążać budżetu jednostki ponad miarę: licencja jest bezpłatna, model SaaS obniża koszt wejścia, a usługi wdrożeniowe często kwalifikują się do programów wsparcia cyfryzacji. Klucz to wczesne planowanie i porządna dokumentacja. Umów bezpłatną konsultację — pomożemy dobrać model finansowania i przygotować się do wdrożenia.