Instrukcja kancelaryjna
a system EZD RP
Przejście na system EZD RP wiąże się z wyborem elektronicznego trybu obiegu dokumentów jako podstawowego — decyzja nieodwracalna na gruncie obowiązującego prawa. Jak prawidłowo dostosować instrukcję kancelaryjną i co to oznacza w praktyce?
Podstawa prawna instrukcji kancelaryjnej
Zasady prowadzenia dokumentacji w podmiotach sektora publicznego reguluje Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnych, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. 2011 nr 14 poz. 67).
Rozporządzenie zostało wydane na podstawie art. 6 ust. 2b ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach i precyzuje dwa dopuszczalne systemy zarządzania dokumentacją: system EZD (elektroniczny) i system tradycyjny (papierowy).
§ 2 pkt 5 rozporządzenia — definicja systemu EZD:
„System teleinformatyczny do elektronicznego zarządzania dokumentacją umożliwiający wykonywanie w nim czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych."
Zasada nieodwracalności (§ 3 ust. 1)
Kierownik podmiotu wskazuje, który system jest podstawowym. Po wskazaniu systemu EZD — ponowne wskazanie systemu tradycyjnego jest niedopuszczalne. To strategiczna decyzja organizacyjna wymagająca odpowiedniego przygotowania.
Instrukcja kancelaryjna — Załącznik nr 1
Szczegółowe zasady i tryb czynności kancelaryjnych zawiera Załącznik nr 1 do rozporządzenia. Stanowi wzorcową instrukcję, którą każda jednostka wdraża zarządzeniem kierownika.
JRWA — Załącznik nr 2
Jednolity rzeczowy wykaz akt (Załącznik nr 2) określa kategorie spraw i dokumentów wraz z ich kwalifikacją archiwalną. W EZD RP każda sprawa musi być przypisana do właściwego hasła JRWA.
Instrukcja archiwalna — Załącznik nr 3
Zasady organizacji i działania archiwum zakładowego (Załącznik nr 3) regulują przechowywanie, udostępnianie i przekazywanie dokumentacji wytworzonej w systemie EZD.
Rola koordynatora czynności kancelaryjnych
W systemie EZD kluczową rolą jest koordynator czynności kancelaryjnych — wyznaczony przez kierownika jednostki pracownik odpowiedzialny za nadzór nad prawidłowością obiegu dokumentów zgodnie z instrukcją kancelaryjną.
Nadzór merytoryczny
- Kontrola prawidłowości rejestracji spraw
- Weryfikacja zgodności z JRWA
- Nadzór nad terminowością dekretacji
- Monitorowanie spraw bez odpowiedzi
Administracja systemem
- Zarządzanie uprawnieniami w EZD RP
- Obsługa zastępstw i delegacji
- Konfiguracja struktury organizacyjnej
- Szkolenie nowych pracowników
Archiwizacja i sprawozdawczość
- Nadzór nad archiwum zakładowym
- Przekazywanie akt do archiwum państwowego
- Sporządzanie rocznych spisów spraw
- Raportowanie do kierownictwa
System tradycyjny vs system EZD — różnice w instrukcji kancelaryjnej
| Aspekt | System tradycyjny (papierowy) | System EZD RP |
|---|---|---|
| Podstawowy nośnik | Papier — pismo jest oryginałem | Dokument elektroniczny — plik jest oryginałem |
| Rejestracja wpływów | Dziennik korespondencyjny w księdze | Automatyczna rejestracja w systemie z nadaniem numeru |
| Dekretacja | Odręcznie na papierze, fizyczne przekazanie | Elektroniczna dekretacja w EZD RP — bez papieru |
| Podpis | Podpis odręczny na dokumencie papierowym | Podpis elektroniczny kwalifikowany lub profil zaufany |
| Archiwizacja | Fizyczne segregatory i teczki akt | Elektroniczne archiwum zakładowe w EZD RP |
| Odwracalność wyboru | Można przejść na EZD w każdej chwili | Po wyborze EZD — powrót do systemu tradycyjnego niedopuszczalny (§ 3 ust. 1) |
| e-Doręczenia | Wymaga wydruku i ręcznego przekazania | Pełna integracja — automatyczne przyjmowanie i wysyłanie |
Jak dostosować instrukcję kancelaryjną do EZD RP?
Analiza istniejącej instrukcji
Audyt dokumentów kancelaryjnych, ocena zgodności z Rozporządzeniem PRM z 18 stycznia 2011 r. i identyfikacja luk wymagających uzupełnienia przed przejściem na EZD.
Wyznaczenie koordynatora
Kierownik jednostki wyznacza koordynatora czynności kancelaryjnych — osobę odpowiedzialną za nadzór nad prawidłowością obiegu dokumentów w systemie EZD RP.
Konfiguracja EZD RP
Odwzorowanie struktury organizacyjnej, ról i uprawnień w systemie. Konfiguracja kategorii spraw zgodnie z JRWA i instrukcją kancelaryjną jednostki.
Formalne wskazanie systemu EZD
Kierownik wydaje zarządzenie wskazujące EZD RP jako podstawowy system. Zgodnie z § 3 ust. 1 rozporządzenia — decyzja ta jest nieodwracalna.
Szkolenia i start
Szkolenia dla wszystkich grup pracowników: kancelarii, referentów, kierownictwa. Wdrożenie nowej kultury pracy z dokumentem elektronicznym.
Uwaga: zasada nieodwracalności — § 3 ust. 1 rozporządzenia
Zgodnie z Rozporządzeniem PRM z 18 stycznia 2011 r. (Dz.U. 2011 nr 14 poz. 67), kierownik jednostki wydając zarządzenie wskazujące system EZD jako podstawowy nie może następnie wskazać systemu tradycyjnego jako podstawowego. Decyzja o przejściu na EZD jest nieodwracalna. Dlatego kluczowe jest staranne przygotowanie — audyt procesów, dostosowanie JRWA, przeszkolenie pracowników i wybór odpowiedniego partnera wdrożeniowego, zanim kierownik wyda stosowne zarządzenie.
Potrzebujesz wsparcia przy dostosowaniu instrukcji kancelaryjnej?
Nasi eksperci przeprowadzą audyt Twoich procesów kancelaryjnych i pomogą prawidłowo skonfigurować EZD RP zgodnie z obowiązującymi przepisami.