Instrukcja kancelaryjna a system EZD RP
Przejście na system EZD RP wiąże się z wyborem elektronicznego trybu obiegu dokumentów jako podstawowego — decyzja nieodwracalna na gruncie obowiązującego prawa. Jak prawidłowo dostosować instrukcję kancelaryjną i co to oznacza w praktyce?
Podstawa prawna instrukcji kancelaryjnej
Zasady prowadzenia dokumentacji w podmiotach sektora publicznego reguluje Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnych, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. 2011 nr 14 poz. 67).
Rozporządzenie zostało wydane na podstawie art. 6 ust. 2b ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach i precyzuje dwa dopuszczalne systemy zarządzania dokumentacją: system EZD (elektroniczny) i system tradycyjny (papierowy).
§ 2 pkt 5 rozporządzenia — definicja systemu EZD:
„System teleinformatyczny do elektronicznego zarządzania dokumentacją umożliwiający wykonywanie w nim czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych."
Zasada nieodwracalności (§ 3 ust. 1)
Kierownik podmiotu wskazuje, który system jest podstawowym. Po wskazaniu systemu EZD — ponowne wskazanie systemu tradycyjnego jest niedopuszczalne. To strategiczna decyzja organizacyjna wymagająca odpowiedniego przygotowania.
Instrukcja kancelaryjna — Załącznik nr 1
Szczegółowe zasady i tryb czynności kancelaryjnych zawiera Załącznik nr 1 do rozporządzenia. Stanowi wzorcową instrukcję, którą każda jednostka wdraża zarządzeniem kierownika.
JRWA — Załącznik nr 2
Jednolity rzeczowy wykaz akt (Załącznik nr 2) określa kategorie spraw i dokumentów wraz z ich kwalifikacją archiwalną. W EZD RP każda sprawa musi być przypisana do właściwego hasła JRWA.
Zobacz więcej →Instrukcja archiwalna — Załącznik nr 3
Zasady organizacji i działania archiwum zakładowego (Załącznik nr 3) regulują przechowywanie, udostępnianie i przekazywanie dokumentacji wytworzonej w systemie EZD.
Rola koordynatora czynności kancelaryjnych
W systemie EZD kluczową rolą jest koordynator czynności kancelaryjnych — wyznaczony przez kierownika jednostki pracownik odpowiedzialny za nadzór nad prawidłowością obiegu dokumentów zgodnie z instrukcją kancelaryjną.
Nadzór merytoryczny
- Kontrola prawidłowości rejestracji spraw
- Weryfikacja zgodności z JRWA
- Nadzór nad terminowością dekretacji
- Monitorowanie spraw bez odpowiedzi
Administracja systemem
- Zarządzanie uprawnieniami w EZD RP
- Obsługa zastępstw i delegacji
- Konfiguracja struktury organizacyjnej
- Szkolenie nowych pracowników
Archiwizacja i sprawozdawczość
- Nadzór nad archiwum zakładowym
- Przekazywanie akt do archiwum państwowego
- Sporządzanie rocznych spisów spraw
- Raportowanie do kierownictwa
System tradycyjny vs system EZD — różnice w instrukcji kancelaryjnej
| Aspekt | System tradycyjny (papierowy) | System EZD RP |
|---|---|---|
| Podstawowy nośnik | Papier — pismo jest oryginałem | Dokument elektroniczny — plik jest oryginałem |
| Rejestracja wpływów | Dziennik korespondencyjny w księdze | Automatyczna rejestracja w systemie z nadaniem numeru |
| Dekretacja | Odręcznie na papierze, fizyczne przekazanie | Elektroniczna dekretacja w EZD RP — bez papieru |
| Podpis | Podpis odręczny na dokumencie papierowym | Podpis elektroniczny kwalifikowany lub profil zaufany |
| Archiwizacja | Fizyczne segregatory i teczki akt | Elektroniczne archiwum zakładowe w EZD RP |
| Odwracalność wyboru | Można przejść na EZD w każdej chwili | Po wyborze EZD — powrót do systemu tradycyjnego niedopuszczalny (§ 3 ust. 1) |
| e-Doręczenia | Wymaga wydruku i ręcznego przekazania | Pełna integracja — automatyczne przyjmowanie i wysyłanie |
Jak dostosować instrukcję kancelaryjną do EZD RP?
Analiza istniejącej instrukcji
Audyt dokumentów kancelaryjnych, ocena zgodności z Rozporządzeniem PRM z 18 stycznia 2011 r. i identyfikacja luk wymagających uzupełnienia przed przejściem na EZD.
Wyznaczenie koordynatora
Kierownik jednostki wyznacza koordynatora czynności kancelaryjnych — osobę odpowiedzialną za nadzór nad prawidłowością obiegu dokumentów w systemie EZD RP.
Konfiguracja EZD RP
Odwzorowanie struktury organizacyjnej, ról i uprawnień w systemie. Konfiguracja kategorii spraw zgodnie z JRWA i instrukcją kancelaryjną jednostki.
Formalne wskazanie systemu EZD
Kierownik wydaje zarządzenie wskazujące EZD RP jako podstawowy system. Zgodnie z § 3 ust. 1 rozporządzenia — decyzja ta jest nieodwracalna.
Szkolenia i start
Szkolenia dla wszystkich grup pracowników: kancelarii, referentów, kierownictwa. Wdrożenie nowej kultury pracy z dokumentem elektronicznym.
Uwaga: zasada nieodwracalności — § 3 ust. 1 rozporządzenia
Zgodnie z Rozporządzeniem PRM z 18 stycznia 2011 r. (Dz.U. 2011 nr 14 poz. 67), kierownik jednostki wydając zarządzenie wskazujące system EZD jako podstawowy nie może następnie wskazać systemu tradycyjnego jako podstawowego. Decyzja o przejściu na EZD jest nieodwracalna. Dlatego kluczowe jest staranne przygotowanie — audyt procesów, dostosowanie JRWA, przeszkolenie pracowników i wybór odpowiedniego partnera wdrożeniowego, zanim kierownik wyda stosowne zarządzenie.
Najczęściej zadawane pytania o instrukcję kancelaryjną
Co reguluje instrukcja kancelaryjna w EZD RP?
Instrukcja kancelaryjna określa szczegółowe zasady i tryb czynności kancelaryjnych w jednostce — rejestrację wpływów, dekretację, akceptację, prowadzenie spraw, archiwizację. Stanowi Załącznik nr 1 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. (Dz.U. 2011 nr 14 poz. 67). W systemie EZD RP wszystkie te czynności realizowane są elektronicznie zgodnie z instrukcją kancelaryjną jednostki.
Czym różni się system EZD od systemu tradycyjnego?
System tradycyjny opiera się na papierze — oryginałem jest pismo papierowe, dekretacja odbywa się odręcznie, archiwum jest fizyczne. System EZD to elektroniczne zarządzanie dokumentacją — oryginałem jest plik elektroniczny, dekretacja i akceptacja odbywają się w systemie informatycznym, archiwum jest elektroniczne. § 2 pkt 5 rozporządzenia definiuje system EZD jako system teleinformatyczny do elektronicznego zarządzania dokumentacją.
Co to jest zasada nieodwracalności wyboru EZD?
Zgodnie z § 3 ust. 1 Rozporządzenia PRM z 18 stycznia 2011 r., kierownik podmiotu wskazuje, który system (EZD lub tradycyjny) jest podstawowym. Po wskazaniu systemu EZD jako podstawowego — ponowne wskazanie systemu tradycyjnego jest niedopuszczalne. To strategiczna decyzja organizacyjna wymagająca odpowiedniego przygotowania urzędu przed wydaniem zarządzenia.
Kim jest koordynator czynności kancelaryjnych?
Koordynator czynności kancelaryjnych to wyznaczony przez kierownika jednostki pracownik (zgodnie z § 6 instrukcji kancelaryjnej) odpowiedzialny za nadzór nad prawidłowością obiegu dokumentów. Jego rola obejmuje nadzór merytoryczny (kontrola JRWA, terminowości dekretacji), administrację systemem EZD RP (uprawnienia, zastępstwa, szkolenia) oraz archiwizację i sprawozdawczość (przekazywanie akt do archiwum państwowego).
Jak dostosować instrukcję kancelaryjną do EZD RP?
Dostosowanie obejmuje 5 kroków: 1) audyt istniejącej instrukcji i identyfikacja luk, 2) wyznaczenie koordynatora czynności kancelaryjnych, 3) konfiguracja EZD RP (struktura organizacyjna, role, kategorie spraw zgodnie z JRWA), 4) formalne wskazanie systemu EZD przez kierownika (zarządzenie), 5) szkolenia wszystkich grup pracowników i start produkcyjny. Każdy krok wymaga starannego przygotowania ze względu na zasadę nieodwracalności.
Co zawiera Załącznik nr 1 do Rozporządzenia z 18 stycznia 2011 r.?
Załącznik nr 1 to wzorcowa instrukcja kancelaryjna — szczegółowe zasady i tryb czynności kancelaryjnych dla jednostek sektora publicznego. Określa m.in.: tryb przyjmowania wpływów, rejestrację, dekretację, prowadzenie metryk spraw, sporządzanie pism, akceptację, archiwizację. Każda jednostka wdraża zarządzeniem kierownika własną instrukcję kancelaryjną opartą na tym wzorcu, dostosowaną do swojej specyfiki.
Czy EZD RP może być systemem dodatkowym (nie podstawowym)?
Tak. Rozporządzenie dopuszcza model, w którym system EZD funkcjonuje jako dodatkowy obok tradycyjnego (np. dla wybranych kategorii spraw). Jednak w praktyce większość jednostek wybiera EZD RP jako system podstawowy ze względu na obowiązek 1 stycznia 2028 r. Naszą rekomendacją jest staranne przygotowanie i wybór EZD RP jako podstawowego — z pełną świadomością nieodwracalności tej decyzji.
Czy wspomagacie aktualizację instrukcji kancelaryjnej?
Tak. W ramach audytu przedwdrożeniowego EZD RP analizujemy aktualną instrukcję kancelaryjną pod kątem zgodności z Rozporządzeniem PRM z 18 stycznia 2011 r., identyfikujemy luki i przygotowujemy projekt zaktualizowanej instrukcji. Pomagamy też w opracowaniu zarządzenia kierownika wskazującego EZD RP jako system podstawowy.
Potrzebujesz wsparcia przy dostosowaniu instrukcji kancelaryjnej?
Nasi eksperci przeprowadzą audyt Twoich procesów kancelaryjnych i pomogą prawidłowo skonfigurować EZD RP zgodnie z obowiązującymi przepisami.