Instrukcja kancelaryjna a system EZD RP

Nie. Organy gminy i związków międzygminnych, organy powiatu, organy samorządu województwa oraz organy zespolonej administracji rządowej w województwie — wraz z obsługującymi je urzędami — stosują jedną instrukcję kancelaryjną ogólnokrajową. Jest nią załącznik nr 1 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. (Dz.U. 2011 nr 14 poz. 67). Art. 6 ust. 2a ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach wprost wyłącza te podmioty z obowiązku samodzielnego ustalania instrukcji. Urząd gminy nie tworzy więc i nie aktualizuje własnej instrukcji kancelaryjnej. Robią to natomiast pozostałe jednostki — na przykład szkoły, szpitale, uczelnie, MOPS czy PCPR — które na podstawie art. 6 ust. 2 ustalają własne przepisy kancelaryjne w porozumieniu z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych.

Instrukcja kancelaryjna określa szczegółowe zasady i tryb czynności kancelaryjnych — rejestrację wpływów, dekretację, akceptację, prowadzenie spraw, archiwizację — od wpływu lub powstania dokumentacji do momentu przekazania jej do archiwum zakładowego (§ 1 ust. 1 instrukcji). Dzieli się na rozdziały opisujące odrębnie czynności w systemie EZD i w systemie tradycyjnym. W EZD RP czynności te są realizowane elektronicznie zgodnie z tymi samymi przepisami.

System tradycyjny opiera się na papierze — oryginałem jest pismo papierowe, dekretacja odbywa się odręcznie, archiwum jest fizyczne. System EZD to elektroniczne zarządzanie dokumentacją — oryginałem jest dokument elektroniczny, dekretacja i akceptacja odbywają się w systemie teleinformatycznym, archiwum jest elektroniczne. § 2 pkt 13 rozporządzenia definiuje system EZD jako system teleinformatyczny do elektronicznego zarządzania dokumentacją.

Kierownik podmiotu wskazuje, który z systemów wykonywania czynności kancelaryjnych jest podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw (§ 1 ust. 3 instrukcji kancelaryjnej). Zgodnie z § 1 ust. 4 — po wskazaniu systemu EZD ponowne wskazanie systemu tradycyjnego jest niedopuszczalne. To strategiczna decyzja organizacyjna wymagająca odpowiedniego przygotowania jednostki przed wydaniem zarządzenia.

Nadzór ogólny nad prawidłowym wykonywaniem czynności kancelaryjnych należy do kierownika podmiotu, a do bieżącego nadzoru — w szczególności nad doborem klas z wykazu akt, właściwym zakładaniem spraw i prowadzeniem akt — kierownik wyznacza koordynatora czynności kancelaryjnych (§ 2 ust. 2 instrukcji kancelaryjnej). Zgodnie z § 2 ust. 3 funkcję tę powierza się archiwiście. W praktyce wdrożeniowej koordynator odpowiada też za nadzór merytoryczny, współpracę przy administrowaniu EZD RP oraz archiwizację i sprawozdawczość.

Przygotowanie obejmuje 5 kroków: 1) audyt faktycznej praktyki kancelaryjnej i jej rozbieżności z instrukcją, 2) wyznaczenie koordynatora czynności kancelaryjnych, 3) konfiguracja EZD RP (struktura organizacyjna, role, klasy z JRWA), 4) zarządzenie kierownika wskazujące EZD jako system podstawowy wraz z wykazem wyjątków, 5) szkolenia wszystkich grup pracowników i start produkcyjny. Każdy krok wymaga starannego przygotowania ze względu na zasadę nieodwracalności.

Załącznik nr 1 to instrukcja kancelaryjna obowiązująca wprost organy JST i obsługujące je urzędy. Określa m.in.: tryb przyjmowania i rejestrowania wpływów, konstrukcję znaku sprawy, dekretację, prowadzenie akt spraw, sporządzanie pism, akceptację, postępowanie ze składem chronologicznym i przekazywanie dokumentacji do archiwum zakładowego. Nie jest wzorcem do przepisania — jednostka nie wydaje na jego podstawie „własnej" instrukcji, lecz stosuje go bezpośrednio.

Tak. Kierownik podmiotu może wskazać system tradycyjny jako podstawowy, a EZD wykorzystywać pomocniczo, albo wskazać EZD jako podstawowy i określić wyjątki — klasy z wykazu akt prowadzone w drugim systemie (§ 1 ust. 5 instrukcji). Wyjątki są dopuszczalne m.in. wtedy, gdy przepisy szczególne narzucają inny sposób dokumentowania albo istnieją ważne przyczyny organizacyjne lub techniczne (§ 1 ust. 6). W praktyce, ze względu na obowiązek od 1 stycznia 2028 r., większość jednostek zmierza do wskazania EZD jako systemu podstawowego.

W ramach audytu przedwdrożeniowego EZD RP porównujemy faktyczną praktykę kancelaryjną z instrukcją, która jednostkę obowiązuje, i wskazujemy rozbieżności do usunięcia przed startem. Przygotowujemy projekt zarządzenia kierownika wskazującego EZD RP jako system podstawowy wraz z wykazem wyjątków, pomagamy wyznaczyć koordynatora, a gdy nowe zadania nie mieszczą się w klasach wykazu akt — przygotowujemy uzupełnienie JRWA do uzgodnienia z dyrektorem właściwego archiwum państwowego (art. 6 ust. 2d ustawy archiwalnej). Jednostkom spoza katalogu z art. 6 ust. 2a pomagamy opracować własne przepisy kancelaryjne.