System EZD RP — czym jest, funkcje i architektura
Jednolity, bezpłatny system Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją rozwijany przez NASK na zlecenie Ministerstwa Cyfryzacji. Pełna obsługa obiegu dokumentów, integracje z ePUAP i e-Doręczeniami, dwa modele wdrożenia — on-premise i SaaS.
Co to jest EZD RP?
EZD RP (Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją w Rzeczypospolitej Polskiej) to jednolity, nowoczesny system teleinformatyczny do elektronicznego zarządzania dokumentacją, stworzony z myślą o podmiotach publicznych.
System ten usprawnia funkcjonowanie urzędów poprzez automatyzację czynności kancelaryjnych, zapewnienie elektronicznego obiegu dokumentów oraz integrację z węzłem krajowym i e-Doręczeniami. Pozwala na całkowitą rezygnację z papieru w procesowaniu spraw, co przekłada się na oszczędności i ekologię.
EZD RP rozwijany jest przez NASK (Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa — Państwowy Instytut Badawczy) na zlecenie Ministerstwa Cyfryzacji. Kod źródłowy i pełna dokumentacja są publicznie dostępne, a licencja jest bezpłatna dla wszystkich podmiotów publicznych — niezależnie od wielkości i typu jednostki.
Kluczowe funkcje systemu EZD RP:
- Rejestracja i dekretacja korespondencji wpływającej.
- Elektroniczna akceptacja i podpisywanie dokumentów (Kwalifikowany Podpis, Profil Zaufany).
- Prowadzenie metryk spraw i kompletnych akt elektronicznych.
- Współpraca z ePUAP i systemem e-Doręczeń.
- Zaawansowane raportowanie i archiwizacja.
Dlaczego my?
Nasz zespół przez ponad 20 lat wdrażał komercyjne systemy EZD w polskich urzędach i JST — zanim EZD RP w ogóle powstało. Znamy realia pracy kancelaryjnej, wyzwania migracji danych i to, jak skutecznie przeprowadzić pracowników przez zmianę systemu.
Funkcje systemu EZD RP
Pełen zakres funkcjonalności do prowadzenia spraw urzędowych w postaci elektronicznej — od wpływu, przez obieg i archiwizację, po raportowanie.
Rejestracja korespondencji
Wpływy papierowe, ePUAP, e-Doręczenia, e-mail — wszystkie kanały trafiają do jednej kancelarii cyfrowej z automatyczną numeracją RPW.
Dekretacja i obieg
Dekretacja przewodniczącego, dekretacja kancelarii, mechanizm akceptacji i wycofania. Dynamiczne przypisanie do referenta, zastępstwa, terminy realizacji.
JRWA i klasyfikacja
Pełna obsługa Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt — automatyczne nadawanie znaków spraw, oznaczeń archiwalnych (A/B/BE/BC), wielopoziomowa klasyfikacja.
Podpis elektroniczny
Podpis kwalifikowany (PAdES, XAdES), Profil Zaufany, podpis osobisty (e-dowód). Akceptacje wewnętrzne, podpis grupowy, zatwierdzenia z kontrolą uprawnień.
Integracje
ePUAP, e-Doręczenia (PURDE, PUH), KSeF, PEF, GUS, węzeł krajowy, AD/LDAP, systemy dziedzinowe — przez gotowe konektory lub REST API.
Archiwum zakładowe
Elektroniczne archiwum zakładowe zgodne z rozporządzeniem o klasach archiwalnych. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, ekspedycja do AAN.
Bezpieczeństwo i RBAC
Kontrola dostępu oparta na rolach, segmentacja jednostek organizacyjnych, dziennik audytu (audit log), polityki haseł, integracja z AD i SSO.
Raportowanie
Statystyki wpływów i spraw, raporty terminowości, monitorowanie obciążenia referentów, KPI obsługi obywatela, dashboard kierowniczy.
Dostęp mobilny
Responsywny interfejs webowy, planowana mobilna aplikacja. Dostęp do dekretacji i akceptacji z dowolnego urządzenia z przeglądarką.
Zgodność z prawem
Zgodność z KPA, Kodeksem Cywilnym, RODO, KSC, ustawą o informatyzacji, rozporządzeniami archiwalnymi. Spełnia wymóg klasy EZD od 2028 r.
Architektura EZD RP
EZD RP jest nowoczesnym systemem opartym na otwartych standardach i kontenerach. Architektura mikroserwisowa zapewnia skalowalność i niezawodność.
Stos technologiczny
- ▸Kubernetes (RKE2) — orkiestracja kontenerów, autoskalowanie, HA
- ▸PostgreSQL — relacyjna baza danych dla metadanych i procesów
- ▸MinIO / S3 — obiektowe przechowywanie załączników i akt
- ▸Redis — pamięć podręczna, sesje użytkowników
- ▸REST API + WebSocket — interfejs do integracji z systemami zewnętrznymi
- ▸Linux (RHEL/Rocky/Ubuntu LTS) — system operacyjny serwera
Wymagania techniczne
- System operacyjny:
- Linux (RHEL/Rocky/Ubuntu LTS) — rekomendowane
- Konteneryzacja:
- Kubernetes (RKE2 lub równoważny)
- Baza danych:
- PostgreSQL 14+
- Magazyn obiektów:
- MinIO lub S3-kompatybilny storage
- Pamięć podręczna:
- Redis
- Sieć:
- Wewnętrzny LAN + dostęp do internetu (do integracji)
- SSL/TLS:
- Certyfikat dla domeny urzędu
- Kopia zapasowa:
- Automatyczna, retencja zgodna z polityką
Pełne, aktualne wymagania publikowane są na stronie podrecznik.ezdrp.gov.pl. Skala zasobów (CPU/RAM/disk) zależy od liczby użytkowników, średniej wielkości załączników i wolumenu wpływów.
Dwa modele wdrożenia EZD RP
Wybierz model dopasowany do skali jednostki i polityki bezpieczeństwa. Pomagamy dobrać właściwy wariant podczas audytu gotowości.
On-premise
Instalacja u klienta
EZD RP zainstalowane na infrastrukturze urzędu — własne serwery, własna sieć, pełna kontrola nad danymi i polityką bezpieczeństwa.
Zalety:
- Pełna kontrola nad infrastrukturą i danymi
- Możliwość integracji z istniejącą siecią urzędu
- Brak zależności od dostawcy chmury
- Możliwość samodzielnej obsługi przez dział IT urzędu
Do rozważenia:
- ▸Wymaga własnej infrastruktury (serwery, kopie zapasowe)
- ▸Konieczność własnego utrzymania i aktualizacji
- ▸Wyższe koszty początkowe (sprzęt, instalacja)
SaaS (centralny)
Chmura udostępniana przez NASK
EZD RP udostępniany centralnie z infrastruktury NASK (SaaS2). Urząd loguje się do gotowej instancji, bez własnego sprzętu serwerowego.
Zalety:
- Brak własnej infrastruktury serwerowej
- Niższe koszty wejścia, krótszy czas uruchomienia
- Aktualizacje i utrzymanie po stronie NASK
- Skalowalność na żądanie
- Dla wybranych podmiotów — bezpłatnie
Do rozważenia:
- ▸Brak fizycznej kontroli nad infrastrukturą
- ▸Mniejsza elastyczność integracji niskopoziomowych
- ▸Zależność od dostępności chmury operatora
Integracje EZD RP
EZD RP łączy się natywnie z kluczowymi systemami państwowymi i dziedzinowymi. To kluczowa zaleta w porównaniu z lokalnymi systemami EOD.
e-Doręczenia
PURDE (Publiczny Rejestr Doręczeń Elektronicznych), PUH (Publiczna Usługa Hybrydowa). Wpływy i wysyłki obsługiwane natywnie w skrzynce EZD RP.
ePUAP
Platforma Usług Administracji Publicznej — odbiór i wysyłka pism urzędowych, integracja z węzłem krajowym, eksport załączników.
KSeF
Krajowy System e-Faktur — odbiór faktur strukturyzowanych, połączenie z modułem finansowym lub systemem księgowym urzędu.
PEF
Platforma Elektronicznego Fakturowania dla zamówień publicznych. Obsługa faktur w zamówieniach poniżej i powyżej progów unijnych.
GUS / TERYT / REGON
Walidacja danych adresowych i identyfikatorów podmiotów na podstawie rejestrów państwowych.
Węzeł krajowy
Uwierzytelnianie obywateli przez Profil Zaufany, e-dowód, bankowość elektroniczną.
AD / LDAP / SSO
Single Sign-On z Active Directory urzędu, jednolite zarządzanie tożsamością, zastępstwa, role.
Systemy dziedzinowe
Finansowo-księgowe (Sigma, Madkom, ZSI), kadrowe (Vulcan, Sigma, Comarch), ewidencyjne (EWMAPA, GEO-INFO, SIDAS), BIP, e-Sesja — przez REST API.
Bezpieczeństwo i zgodność prawna
EZD RP został zaprojektowany zgodnie z wymogami Ustawy o Krajowym Systemie Cyberbezpieczeństwa (KSC), RODO oraz przepisami archiwalnymi. System wspiera kontrolę dostępu opartą na rolach (RBAC), pełen audit log z możliwością eksportu do SIEM, kwalifikowany podpis elektroniczny oraz szyfrowanie danych w tranzycie i w spoczynku.
Implementacja EZD RP w urzędzie wymaga zapewnienia ciągłości działania, polityki kopii zapasowych i procedur reagowania na incydenty — wszystko w zgodzie z instrukcją kancelaryjną oraz JRWA jednostki.
Najczęściej zadawane pytania o EZD RP
Co to jest EZD RP?
EZD RP (Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją Rzeczypospolitej Polskiej) to bezpłatny, jednolity system teleinformatyczny do zarządzania dokumentacją w jednostkach sektora publicznego. Rozwijany jest przez NASK we współpracy z Ministerstwem Cyfryzacji. Od 1 stycznia 2028 r. korzystanie z systemu klasy EZD jest obowiązkowe dla wszystkich podmiotów publicznych — EZD RP spełnia ten wymóg bez kosztów licencyjnych.
Kto rozwija EZD RP?
EZD RP jest rozwijany przez NASK (Naukową i Akademicką Sieć Komputerową — Państwowy Instytut Badawczy) na zlecenie Ministerstwa Cyfryzacji. Kod źródłowy oraz dokumentacja systemu są publicznie dostępne. NASK odpowiada również za udostępnienie chmury SaaS2 EZD RP dla podmiotów publicznych.
Czy EZD RP jest darmowy?
Tak. Licencja EZD RP jest bezpłatna dla wszystkich podmiotów publicznych — nie ma opłat za licencję, liczbę użytkowników ani rozszerzenia funkcjonalne. Koszty po stronie urzędu dotyczą jedynie infrastruktury (serwery, sieć), profesjonalnego wdrożenia, konfiguracji, migracji danych, szkoleń i opcjonalnego wsparcia technicznego.
Czym różni się EZD RP od EZD PUW i eDok?
EZD RP jest następcą wcześniejszych systemów EZD PUW (Podlaski Urząd Wojewódzki) oraz eDok. Główne różnice: EZD RP jest nowocześniejszy technologicznie (architektura mikroserwisowa, Kubernetes, REST API), oferuje natywną integrację z e-Doręczeniami i ePUAP, ma rozbudowany model bezpieczeństwa oraz wspiera dwa modele wdrożenia — on-premise oraz centralny SaaS udostępniany przez NASK.
Jakie są wymagania techniczne EZD RP?
EZD RP działa na Linux (rekomendowane RHEL/Rocky/Ubuntu LTS) oraz w środowisku Kubernetes (RKE2 lub równoważne). Wymagania zależą od liczby użytkowników — od pojedynczego serwera dla ~50 użytkowników po klaster wielowęzłowy dla 500+ użytkowników. Pełne, aktualne wymagania publikowane są na stronie podrecznik.ezdrp.gov.pl. W modelu SaaS infrastruktura jest po stronie NASK.
Czy EZD RP integruje się z innymi systemami urzędu?
Tak. EZD RP udostępnia API i wbudowane integracje z e-Doręczeniami (PURDE, PUH), ePUAP, KSeF (Krajowy System e-Faktur), PEF (Platforma Elektronicznego Fakturowania), GUS, węzłem krajowym oraz systemami dziedzinowymi (finansowo-księgowe, kadrowe, ewidencyjne). Integracje wykonuje się standardowo poprzez REST API lub gotowe konektory.
Czy EZD RP wspiera kwalifikowany podpis elektroniczny?
Tak. EZD RP obsługuje pełen zakres podpisów: podpis kwalifikowany (PAdES, XAdES), Profil Zaufany, podpis osobisty (e-dowód). Akceptacja dokumentów wewnątrz systemu jest oparta na uwierzytelnieniu użytkownika i może być traktowana jako forma podpisu wewnętrznego zgodnie z polityką urzędu.
Czy można testować EZD RP przed wdrożeniem produkcyjnym?
Tak. NASK udostępnia środowiska testowe oraz instancje sandbox. Pomagamy klientom uruchomić wewnętrzną instancję testową (na infrastrukturze urzędu lub w naszym środowisku demonstracyjnym), żeby zespół mógł zapoznać się z interfejsem przed pełnym wdrożeniem produkcyjnym.
Chcesz dowiedzieć się więcej o systemie?
Omówimy specyfikę Twojej jednostki, doradzimy model wdrożenia (on-premise vs SaaS) i przedstawimy harmonogram. Bezpłatna konsultacja, bez zobowiązań.