Obowiązek od 1 stycznia 2028 r. Każda jednostka sektora publicznego musi prowadzić sprawy w systemie klasy EZD. EZD RP spełnia ten wymóg bezpłatnie. Sprawdź gotowość
Przejście na elektroniczne zarządzanie dokumentacją to proces, który realizujemy z najwyższą starannością, dbając o ciągłość pracy Twojego urzędu.
Profesjonalny proces wdrożenia systemu EZD RP to kluczowy fundament dla każdej jednostki, której celem jest w pełni udana transformacja cyfrowa administracji publicznej. Nasze podejście do tego ambitnego zadania opiera się na wieloletnim doświadczeniu, wypracowanych metodykach oraz dogłębnym zrozumieniu specyfiki pracy urzędów. Wszystko zaczyna się od pierwszego kroku, jakim są szczegółowe konsultacje. Podczas tych spotkań precyzyjnie diagnozujemy unikalne wyzwania, strukturę organizacyjną oraz codzienne procesy kancelaryjne danego urzędu. Dogłębne zrozumienie tych elementów pozwala nam uszyć elastyczny plan działania całkowicie na miarę Państwa potrzeb.
Kolejne etapy implementacji to starannie zaplanowana sekwencja działań operacyjnych, która gwarantuje najwyższe bezpieczeństwo danych i zachowanie ciągłości pracy urzędu – bez jakichkolwiek przestojów. Od rzetelnego audytu infrastruktury, poprzez bezpieczną instalację oprogramowania, aż po zaawansowaną konfigurację ról i uprawnień pracowników. Niezwykle ważna w całym cyklu uruchomieniowym jest bezszwowa integracja systemu EZD RP z już istniejącymi, powszechnie używanymi rozwiązaniami, takimi jak węzły krajowe (ePUAP), nowoczesne platformy e-Doręczeń czy też wewnętrzne systemy dziedzinowe oraz księgowe. Dzięki umiejętnemu połączeniu tych technologii, przepływ informacji staje się w pełni zautomatyzowany, hermetyczny i rygorystycznie zgodny z prawem.
Mamy jednak pełną świadomość, że sama technologia – choćby najnowocześniejsza – to nie wszystko. Rzeczywisty sukces cyfrowej ewolucji urzędu zależy w równej mierze od ludzi, którzy będą z niej korzystać. Dlatego absolutnym priorytetem są dla nas kompleksowe i wysoce wyspecjalizowane szkolenia dla urzędników na każdym szczeblu. Od pracowników kancelarii rejestrujących wpływ, aż po kadrę kierowniczą zarządzającą przepływem decyzji. Zapewniamy, że dzięki naszemu profesjonalnemu wsparciu merytorycznemu, Państwa pracownicy szybko zyskają biegłość w poruszaniu się po nowym środowisku. To ostatecznie przekłada się na zauważalne usprawnienie obsługi interesantów, eliminację ton papieru oraz generowanie długofalowych, realnych oszczędności operacyjnych.
Wdrażamy EZD RP w 5 jasno zdefiniowanych etapach. Każdy kończy się akceptacją klienta przed przejściem do następnego.
Szczegółowa analiza procesów kancelaryjnych, struktury organizacyjnej oraz infrastruktury IT. Określamy specyficzne potrzeby urzędu i przygotowujemy harmonogram prac.
Przygotowanie środowiska, instalacja EZD RP oraz konfiguracja parametrów systemowych zgodnie z instrukcją kancelaryjną i strukturą urzędu.
Bezpieczne przeniesienie niezbędnych danych z dotychczasowych systemów oraz rygorystyczne testy poprawności działania wszystkich modułów.
Kompleksowe warsztaty dla administratorów, koordynatorów czynności kancelaryjnych oraz wszystkich pracowników merytorycznych.
Uruchomienie systemu w trybie pracy bieżącej z pełnym wsparciem powdrożeniowym naszych ekspertów na miejscu i zdalnie.
Konkretne deliverables, które zostają w Twojej organizacji długo po zakończeniu projektu.
Pełna dokumentacja techniczna i administracyjna systemu — konfiguracja, role, integracje, polityki bezpieczeństwa.
Instrukcje stanowiskowe, materiały wideo, prezentacje per rola — gotowe do wykorzystania przy szkoleniu nowych pracowników.
Szczegółowy raport ze zmigrowanych zbiorów, walidacją integralności i listą ewentualnych anomalii do naprawy.
System skonfigurowany zgodnie z JRWA jednostki, strukturą organizacyjną i obowiązującą instrukcją kancelaryjną.
Skonfigurowane i przetestowane integracje z ePUAP, e-Doręczeniami, oraz uzgodnionymi systemami dziedzinowymi.
Po starcie produkcyjnym zapewniamy 30 dni bezpłatnej asysty — wsparcie zdalne i (jeśli potrzebne) na miejscu.
Standardowe wdrożenie systemu EZD RP w typowej jednostce administracji publicznej trwa od 60 do 90 dni roboczych. Czas zależy od wielkości jednostki, liczby integracji z systemami zewnętrznymi (ePUAP, e-Doręczenia, systemy dziedzinowe) oraz zakresu migracji danych. Dla małych urzędów (do 50 użytkowników) realne jest wdrożenie w 45–60 dni. Dla dużych jednostek z rozbudowanym JRWA i wieloma integracjami — 90–120 dni.
Sam system EZD RP jest bezpłatny — licencja udostępniona przez NASK nie generuje kosztów. Infrastruktura zależy od wybranego modelu wdrożenia: w wariancie on-premise potrzebny jest własny serwer (Linux + Kubernetes), w wariancie SaaS infrastruktura jest po stronie NASK. Pomagamy dobrać optymalny model podczas audytu przedwdrożeniowego.
Tak, podstawowy pakiet szkoleń jest częścią każdego wdrożenia. Obejmuje on warsztaty dla administratorów IT, koordynatorów kancelaryjnych, pracowników merytorycznych i kadry zarządzającej. Dla dużych zespołów lub specyficznych ról oferujemy rozszerzone szkolenia EZD RP w formacie stacjonarnym i online.
Tak. Stosujemy metodykę „cutover w weekend" — produkcyjne uruchomienie EZD RP zwykle odbywa się w piątek po godzinach pracy, a w poniedziałek urząd już pracuje w nowym systemie. Wcześniejsze etapy (instalacja, konfiguracja, testy) realizujemy równolegle z normalną pracą urzędu, bez zakłóceń. Asysta na miejscu w pierwszym tygodniu produkcji minimalizuje ryzyko opóźnień.
Tak. Migracja danych (kontrahenci, JRWA, rejestry, sprawy z istniejących systemów EZD/EOD, dokumenty z systemów plików) jest standardowym elementem wdrożenia. Zakres ustalamy podczas audytu — od podstawowej migracji bazy kontrahentów po pełną migrację historycznych akt spraw.
Wdrażamy EZD RP w 5 etapach: 1) Audyt przedwdrożeniowy i analiza, 2) Instalacja i konfiguracja systemu, 3) Migracja danych i testy, 4) Szkolenia zespołu, 5) Start produkcyjny i asysta. Każdy etap kończy się jasno zdefiniowanym wynikiem (deliverables) i akceptacją klienta przed przejściem do następnego.
Tak. Po starcie produkcyjnym zapewniamy 30-dniową asystę bezpłatną w ramach wdrożenia. Po tym okresie oferujemy pakiety serwisowe (Basic / Standard / Premium) obejmujące helpdesk, aktualizacje, monitoring, szkolenia uzupełniające i konsultacje. Szczegóły dostępne przy zapytaniu o wycenę.
Kluczowe kryteria: 1) doświadczenie w systemach klasy EZD (nie tylko EZD RP — także starsze systemy EZD/EOD), 2) referencje od jednostek o podobnej wielkości, 3) zespół wdrożeniowy z polskimi specjalistami, 4) jasna metodyka (audyt → wdrożenie → szkolenia → wsparcie), 5) elastyczność modelu wdrożenia (on-premise vs SaaS), 6) wsparcie po wdrożeniu. Nasz zespół wdraża systemy EZD w polskiej administracji od 20+ lat.
Obsługujemy urzędy i jednostki publiczne we wszystkich województwach. Sprawdź ofertę wdrożenia EZD RP w swoim regionie lub mieście:
Twojego miasta nie ma na liście? Skontaktuj się z nami — obsługujemy jednostki w całym kraju.
Przygotujemy dla Twojej jednostki indywidualny plan wdrożenia EZD RP, uwzględniający specyfikę i potrzeby urzędu.