JRWA w systemie
EZD RP
Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt to fundament klasyfikacji dokumentów w każdej jednostce administracji publicznej. W systemie EZD RP JRWA jest wbudowane jako słownik klas przypisywanych do każdej zakładanej sprawy — wraz z odpowiednią kategorią archiwalną.
Czym jest JRWA i kto go ustala?
Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt (JRWA) to systematyczny wykaz haseł rzeczowych opatrzonych symbolami klasyfikacyjnymi, według którego rejestruje się dokumenty i łączy je w akta spraw. Stanowi Załącznik nr 2 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. (Dz.U. 2011 nr 14 poz. 67).
Rozporządzenie zawiera odrębne wzorcowe JRWA dla gmin, powiatów, samorządów województwa oraz organów administracji rządowej w terenie. Każda jednostka publiczna stosuje JRWA odpowiednie dla swojego typu — szkoła ma JRWA szkolne, szpital — szpitalne, urząd gminy — gminne.
Na mocy art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. 1983 nr 38 poz. 173 ze zm.) — JRWA jednostki wprowadza zarządzeniem kierownik tej jednostki po uzgodnieniu z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych lub dyrektorem właściwego archiwum państwowego.
JRWA w EZD RP
JRWA jest wbudowane w system jako słownik klas. Przy zakładaniu sprawy pracownik wybiera odpowiednie hasło z drzewa klasyfikacyjnego — kategoria archiwalna przypisuje się automatycznie.
Symbole klasyfikacyjne
Każde hasło JRWA ma unikalny symbol cyfrowy (np. 0142, 5520). To po nim system EZD RP identyfikuje grupę spraw — symbol staje się elementem numeru sprawy.
Kategorie archiwalne w JRWA
Każde hasło JRWA ma przypisaną kategorię archiwalną, która decyduje o losie dokumentacji po zakończeniu spraw. W EZD RP kategoria nadawana jest automatycznie na podstawie wyboru klasy JRWA przy zakładaniu sprawy.
Materiały archiwalne
Dokumentacja o trwałej wartości historycznej, kulturalnej, naukowej. Przechowywana wieczyście, po określonym czasie przekazywana do właściwego archiwum państwowego.
Przykłady
Uchwały rady, regulaminy organizacyjne, sprawozdania finansowe, akta osobowe
Dokumentacja niearchiwalna czasowa
Dokumentacja o czasowym znaczeniu praktycznym. Po upływie okresu przechowywania (np. B5, B10, B25, B50) podlega procedurze brakowania — niszczenia.
Przykłady
Korespondencja bieżąca, ewidencje, rejestry pomocnicze
Dokumentacja podlegająca ekspertyzie
Po upływie okresu przechowywania (np. BE5, BE10) podlega ekspertyzie archiwalnej. Archiwista decyduje: zniszczyć lub przekwalifikować na kategorię A.
Przykłady
Wybrane dokumenty operacyjne mogące mieć znaczenie historyczne
Dokumentacja krótkotrwała
Manipulacyjna dokumentacja o krótkotrwałym (do 1 roku) znaczeniu praktycznym. Po wykorzystaniu — makulatura, bez formalnej procedury brakowania.
Przykłady
Korespondencja informacyjna, kopie robocze, materiały pomocnicze
Procedura zmiany JRWA — krok po kroku
Identyfikacja potrzeby zmiany
Koordynator czynności kancelaryjnych (wyznaczony przez kierownika jednostki — § 6 instrukcji kancelaryjnej) identyfikuje braki w obecnym JRWA: nowe typy spraw, zmiany prawne, reorganizacja jednostki.
Przygotowanie projektu zmiany
Opracowanie projektu zarządzenia kierownika z proponowanymi zmianami JRWA: nowe hasła, modyfikacje kategorii archiwalnych, zmiany w strukturze drzewa klas. Każda zmiana wymaga uzasadnienia.
Uzgodnienie z archiwum państwowym
Projekt zmian przekazywany jest do uzgodnienia z dyrektorem właściwego terytorialnie archiwum państwowego. Archiwum opiniuje proponowane zmiany pod kątem zgodności z przepisami archiwalnymi.
Wydanie zarządzenia kierownika
Po uzyskaniu zgody archiwum państwowego — kierownik jednostki wydaje zarządzenie wprowadzające zmienione JRWA. Określa datę wejścia w życie i zasady stosowania do spraw rozpoczętych.
Aktualizacja JRWA w EZD RP
Administrator systemu wprowadza zaktualizowane JRWA do EZD RP. System pozwala wprowadzić wersjonowanie — sprawy założone przed zmianą zachowują pierwotną klasyfikację, nowe stosują zaktualizowaną.
Co daje JRWA wbudowane w EZD RP?
Klasyfikacja w systemie elektronicznym eliminuje większość problemów znanych z papierowego obiegu dokumentów.
Automatyczna kategoryzacja
Po wybraniu hasła JRWA system automatycznie przypisuje kategorię archiwalną (A, B5, BE10 itd.). Pracownik nie musi pamiętać reguł.
Numeracja spraw zgodna z JRWA
System generuje numer sprawy zawierający symbol JRWA — pełna zgodność z instrukcją kancelaryjną bez ryzyka błędu.
Automatyzacja archiwizacji
Po zakończeniu sprawy EZD RP wie, kiedy dokumenty mają być przekazane do archiwum państwowego lub zbrakowane.
Wyszukiwanie pełnotekstowe
Wszystkie sprawy są przeszukiwalne po haśle JRWA, kategorii archiwalnej, dacie zakończenia. Cenne przy kontroli i sprawozdaniach.
Drzewo klas — pełna struktura
JRWA prezentowane jest jako rozwijalne drzewo z opisem każdego hasła. Wybór klasy zajmuje sekundy zamiast minut przeglądania spisu.
Walidacja kompletności
EZD RP nie pozwala założyć sprawy bez przypisania klasy JRWA — eliminuje zjawisko spraw bez klasyfikacji znanych z papierowej dokumentacji.
Potrzebujesz pomocy z aktualizacją JRWA?
Pomożemy zaktualizować Twoje JRWA, przeprowadzić uzgodnienia z archiwum państwowym i wdrożyć zmiany w systemie EZD RP — bez ryzyka błędu.