JRWA w systemie EZD RP
Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt to fundament klasyfikacji dokumentów w każdej jednostce administracji publicznej. W systemie EZD RP JRWA jest wbudowane jako słownik klas przypisywanych do każdej zakładanej sprawy — wraz z odpowiednią kategorią archiwalną.
Czym jest JRWA i kto go ustala?
Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt (JRWA) to systematyczny wykaz haseł rzeczowych opatrzonych symbolami klasyfikacyjnymi, według którego rejestruje się dokumenty i łączy je w akta spraw. Stanowi Załącznik nr 2 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. (Dz.U. 2011 nr 14 poz. 67).
Rozporządzenie zawiera odrębne wzorcowe JRWA dla gmin, powiatów, samorządów województwa oraz organów administracji rządowej w terenie. Każda jednostka publiczna stosuje JRWA odpowiednie dla swojego typu — szkoła ma JRWA szkolne, szpital — szpitalne, urząd gminy — gminne.
Na mocy art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. 1983 nr 38 poz. 173 ze zm.) — JRWA jednostki wprowadza zarządzeniem kierownik tej jednostki po uzgodnieniu z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych lub dyrektorem właściwego archiwum państwowego.
JRWA w EZD RP
JRWA jest wbudowane w system jako słownik klas. Przy zakładaniu sprawy pracownik wybiera odpowiednie hasło z drzewa klasyfikacyjnego — kategoria archiwalna przypisuje się automatycznie.
Symbole klasyfikacyjne
Każde hasło JRWA ma unikalny symbol cyfrowy (np. 0142, 5520). To po nim system EZD RP identyfikuje grupę spraw — symbol staje się elementem numeru sprawy.
Kategorie archiwalne w JRWA
Każde hasło JRWA ma przypisaną kategorię archiwalną, która decyduje o losie dokumentacji po zakończeniu spraw. W EZD RP kategoria nadawana jest automatycznie na podstawie wyboru klasy JRWA przy zakładaniu sprawy.
Materiały archiwalne
Dokumentacja o trwałej wartości historycznej, kulturalnej, naukowej. Przechowywana wieczyście, po określonym czasie przekazywana do właściwego archiwum państwowego.
Przykłady: Uchwały rady, regulaminy organizacyjne, sprawozdania finansowe, akta osobowe
Dokumentacja niearchiwalna czasowa
Dokumentacja o czasowym znaczeniu praktycznym. Po upływie okresu przechowywania (np. B5, B10, B25, B50) podlega procedurze brakowania — niszczenia.
Przykłady: Korespondencja bieżąca, ewidencje, rejestry pomocnicze
Dokumentacja podlegająca ekspertyzie
Po upływie okresu przechowywania (np. BE5, BE10) podlega ekspertyzie archiwalnej. Archiwista decyduje: zniszczyć lub przekwalifikować na kategorię A.
Przykłady: Wybrane dokumenty operacyjne mogące mieć znaczenie historyczne
Dokumentacja krótkotrwała
Manipulacyjna dokumentacja o krótkotrwałym (do 1 roku) znaczeniu praktycznym. Po wykorzystaniu — makulatura, bez formalnej procedury brakowania.
Przykłady: Korespondencja informacyjna, kopie robocze, materiały pomocnicze
Procedura zmiany JRWA — krok po kroku
Identyfikacja potrzeby zmiany
Koordynator czynności kancelaryjnych (wyznaczony przez kierownika jednostki — § 6 instrukcji kancelaryjnej) identyfikuje braki w obecnym JRWA: nowe typy spraw, zmiany prawne, reorganizacja jednostki.
Przygotowanie projektu zmiany
Opracowanie projektu zarządzenia kierownika z proponowanymi zmianami JRWA: nowe hasła, modyfikacje kategorii archiwalnych, zmiany w strukturze drzewa klas. Każda zmiana wymaga uzasadnienia.
Uzgodnienie z archiwum państwowym
Projekt zmian przekazywany jest do uzgodnienia z dyrektorem właściwego terytorialnie archiwum państwowego. Archiwum opiniuje proponowane zmiany pod kątem zgodności z przepisami archiwalnymi.
Wydanie zarządzenia kierownika
Po uzyskaniu zgody archiwum państwowego — kierownik jednostki wydaje zarządzenie wprowadzające zmienione JRWA. Określa datę wejścia w życie i zasady stosowania do spraw rozpoczętych.
Aktualizacja JRWA w EZD RP
Administrator systemu wprowadza zaktualizowane JRWA do EZD RP. System pozwala wprowadzić wersjonowanie — sprawy założone przed zmianą zachowują pierwotną klasyfikację, nowe stosują zaktualizowaną.
Co daje JRWA wbudowane w EZD RP?
Klasyfikacja w systemie elektronicznym eliminuje większość problemów znanych z papierowego obiegu dokumentów.
Automatyczna kategoryzacja
Po wybraniu hasła JRWA system automatycznie przypisuje kategorię archiwalną (A, B5, BE10 itd.). Pracownik nie musi pamiętać reguł.
Numeracja spraw zgodna z JRWA
System generuje numer sprawy zawierający symbol JRWA — pełna zgodność z instrukcją kancelaryjną bez ryzyka błędu.
Automatyzacja archiwizacji
Po zakończeniu sprawy EZD RP wie, kiedy dokumenty mają być przekazane do archiwum państwowego lub zbrakowane.
Wyszukiwanie pełnotekstowe
Wszystkie sprawy są przeszukiwalne po haśle JRWA, kategorii archiwalnej, dacie zakończenia. Cenne przy kontroli i sprawozdaniach.
Drzewo klas — pełna struktura
JRWA prezentowane jest jako rozwijalne drzewo z opisem każdego hasła. Wybór klasy zajmuje sekundy zamiast minut przeglądania spisu.
Walidacja kompletności
EZD RP nie pozwala założyć sprawy bez przypisania klasy JRWA — eliminuje zjawisko spraw bez klasyfikacji znanych z papierowej dokumentacji.
Najczęściej zadawane pytania o JRWA
Co to jest JRWA?
JRWA (Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt) to systematyczny wykaz haseł rzeczowych opatrzonych symbolami klasyfikacyjnymi, według którego rejestruje się dokumenty i łączy je w akta spraw. Stanowi Załącznik nr 2 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. (Dz.U. 2011 nr 14 poz. 67). Każde hasło JRWA ma przypisaną kategorię archiwalną (A, B, BE, Bc).
Kto ustala JRWA dla jednostki?
JRWA jednostki wprowadza zarządzeniem kierownik tej jednostki po uzgodnieniu z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych lub dyrektorem właściwego terytorialnie archiwum państwowego — zgodnie z art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
Czym różnią się kategorie A, B, BE i Bc?
Kategoria A — materiały archiwalne o trwałej wartości historycznej (przechowywane wieczyście, przekazywane do archiwum państwowego). Kategoria B — dokumentacja niearchiwalna o czasowym znaczeniu praktycznym, przechowywana 5/10/25/50 lat i podlegająca brakowaniu. Kategoria BE — dokumentacja podlegająca po okresie przechowywania ekspertyzie archiwalnej (zniszczyć lub przekwalifikować na A). Kategoria Bc — dokumentacja krótkotrwała (do 1 roku), bez formalnej procedury brakowania.
Czy każdy urząd ma takie samo JRWA?
Nie. Rozporządzenie PRM zawiera odrębne wzorcowe JRWA dla gmin, powiatów, samorządów województwa oraz organów administracji rządowej w terenie. Każda jednostka publiczna stosuje JRWA odpowiednie dla swojego typu — szkoła ma JRWA szkolne, szpital — szpitalne, urząd gminy — gminne. JRWA może być dodatkowo dostosowane do specyfiki konkretnej jednostki (po uzgodnieniu z archiwum państwowym).
Jak wprowadzić zmianę w JRWA?
Procedura zmiany JRWA składa się z 5 kroków: 1) identyfikacja potrzeby zmiany przez koordynatora czynności kancelaryjnych, 2) przygotowanie projektu zarządzenia z proponowanymi zmianami, 3) uzgodnienie projektu z dyrektorem właściwego archiwum państwowego, 4) wydanie zarządzenia kierownika jednostki, 5) aktualizacja JRWA w systemie EZD RP. Każda zmiana wymaga uzasadnienia i opinii archiwum państwowego.
Jak JRWA jest zaimplementowane w systemie EZD RP?
JRWA w EZD RP jest wbudowane jako słownik klas prezentowany w formie rozwijalnego drzewa klasyfikacyjnego. Przy zakładaniu sprawy pracownik wybiera odpowiednie hasło — system automatycznie nadaje numer sprawy zawierający symbol JRWA i przypisuje kategorię archiwalną. System nie pozwala założyć sprawy bez klasyfikacji JRWA, co eliminuje zjawisko spraw bez kategorii znanych z papierowego obiegu.
Czy zmiana JRWA wpływa na sprawy już założone?
EZD RP obsługuje wersjonowanie JRWA. Sprawy założone przed wprowadzeniem zmian zachowują pierwotną klasyfikację (tę obowiązującą w momencie ich założenia), a nowe sprawy stosują zaktualizowaną wersję JRWA. To zapewnia zgodność z zasadą trwałości oznaczenia archiwalnego.
Czy pomagacie w aktualizacji i wdrożeniu JRWA?
Tak. Pomagamy klientom: przeprowadzić audyt aktualnego JRWA (kompletność, zgodność z rozporządzeniem, jakość oznaczeń), opracować projekt zmian, przygotować dokumentację do uzgodnienia z archiwum państwowym, skonfigurować zaktualizowane JRWA w EZD RP, przeszkolić pracowników z nowej klasyfikacji. Audyt JRWA jest standardową częścią naszego audytu przedwdrożeniowego EZD RP.
Potrzebujesz pomocy z aktualizacją JRWA?
Pomożemy zaktualizować Twoje JRWA, przeprowadzić uzgodnienia z archiwum państwowym i wdrożyć zmiany w systemie EZD RP — bez ryzyka błędu.