JRWA w systemie EZD RP

JRWA (Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt) to systematyczny wykaz haseł rzeczowych opatrzonych symbolami klasyfikacyjnymi, według którego rejestruje się dokumenty i łączy je w akta spraw. Dla organów samorządu terytorialnego wykazy akt stanowią załączniki nr 2–5 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. (Dz.U. 2011 nr 14 poz. 67) — po jednym dla każdego typu jednostki. Każde hasło JRWA ma przypisaną kategorię archiwalną (A, B, BE, Bc).

To zależy od typu jednostki. Organy gminy i związków międzygminnych, organy powiatu, organy samorządu województwa oraz organy zespolonej administracji rządowej w województwie stosują wykaz akt wprost z rozporządzenia — nie ustalają go samodzielnie (art. 6 ust. 2a ustawy archiwalnej). Wójt (burmistrz, prezydent miasta), starosta, marszałek województwa lub wojewoda mogą natomiast uzupełnić ten wykaz zarządzeniem, w porozumieniu z dyrektorem archiwum państwowego właściwego dla ich siedziby — jeżeli jest to niezbędne do klasyfikacji nowych zadań i nie narusza konstrukcji klasyfikacji (art. 6 ust. 2d). Pozostałe podmioty — m.in. samorządowe jednostki organizacyjne, szkoły, szpitale i uczelnie — ustalają własny JRWA w trybie art. 6 ust. 2, w porozumieniu z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych.

Kategoria A — materiały archiwalne o trwałej wartości historycznej (przechowywane wieczyście, przekazywane do archiwum państwowego). Kategoria B — dokumentacja niearchiwalna o czasowym znaczeniu praktycznym, przechowywana 5/10/25/50 lat i podlegająca brakowaniu. Kategoria BE — dokumentacja podlegająca po okresie przechowywania ekspertyzie archiwalnej (zniszczyć lub przekwalifikować na A). Kategoria Bc — dokumentacja krótkotrwała (do 1 roku), bez formalnej procedury brakowania.

Urzędy tego samego typu — tak. Rozporządzenie PRM zawiera cztery odrębne wykazy akt: dla organów gminy i związków międzygminnych (załącznik nr 2), organów powiatu i starostw powiatowych (nr 3), organów samorządu województwa i urzędów marszałkowskich (nr 4) oraz organów zespolonej administracji rządowej w województwie (nr 5). Wszystkie gminy w Polsce startują więc z tego samego wykazu. Różnice pojawiają się dopiero wtedy, gdy jednostka uzupełni go zarządzeniem o klasy dla nowych zadań. Rozporządzenie nie obejmuje natomiast szkół, szpitali, uczelni ani samorządowych jednostek organizacyjnych — te mają własne wykazy akt, uzgadniane indywidualnie.

Procedura składa się z 5 kroków: 1) identyfikacja potrzeby przez koordynatora czynności kancelaryjnych, 2) przygotowanie projektu zarządzenia z proponowanymi klasami, 3) uzgodnienie projektu z dyrektorem właściwego archiwum państwowego, 4) wydanie zarządzenia przez wójta, burmistrza, prezydenta miasta, starostę, marszałka województwa lub wojewodę, 5) wprowadzenie zmian w systemie EZD RP. Uzupełnienie musi być niezbędne do klasyfikacji nowych zadań i nie może naruszać konstrukcji klasyfikacji dziesiętnej — nie da się nim „przemeblować" istniejącego wykazu.

JRWA w EZD RP jest wbudowane jako słownik klas prezentowany w formie rozwijalnego drzewa klasyfikacyjnego. Przy zakładaniu sprawy pracownik wybiera odpowiednie hasło — system automatycznie nadaje numer sprawy zawierający symbol JRWA i przypisuje kategorię archiwalną. System nie pozwala założyć sprawy bez klasyfikacji JRWA, co eliminuje zjawisko spraw bez kategorii znanych z papierowego obiegu.

EZD RP obsługuje wersjonowanie JRWA. Sprawy założone przed wprowadzeniem zmian zachowują pierwotną klasyfikację (tę obowiązującą w momencie ich założenia), a nowe sprawy stosują zaktualizowaną wersję JRWA. To zapewnia zgodność z zasadą trwałości oznaczenia archiwalnego.

Tak. Oferujemy: przegląd stosowanego wykazu akt pod kątem pokrycia realizowanych zadań i jakości oznaczeń, opracowanie projektu uzupełnienia, przygotowanie dokumentacji do uzgodnienia z archiwum państwowym, konfigurację wykazu w EZD RP oraz szkolenie pracowników z klasyfikacji. Przegląd JRWA jest standardową częścią naszego audytu przedwdrożeniowego EZD RP.