Audyt EZD RP — sprawdź gotowość urzędu do wdrożenia
Profesjonalny audyt gotowości EZD RP dla jednostek samorządu terytorialnego i administracji publicznej. 6 obszarów oceny, 30-stronicowy raport, harmonogram dojścia do wdrożenia przed terminem 1 stycznia 2028 r.
Czym jest audyt gotowości EZD RP?
Audyt EZD RP to ustrukturyzowana analiza dojrzałości urzędu do wdrożenia systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją w wariancie EZD RP, prowadzona przed rozpoczęciem inwestycji. Jego celem jest precyzyjne odpowiedzenie na trzy pytania: ile pracy zostało do wykonania, jakie zasoby i kompetencje są potrzebne oraz w jakim terminie urząd może realnie osiągnąć pełną gotowość.
Od 1 stycznia 2028 r. każdy podmiot publiczny ma obowiązek prowadzić sprawy administracyjne w systemie klasy EZD. Termin wydaje się odległy, ale poprawne wdrożenie obejmuje co najmniej: aktualizację instrukcji kancelaryjnej, rewizję JRWA, przygotowanie infrastruktury IT, szkolenia personelu, integracje z ePUAP i e-Doręczeniami oraz migrację danych z istniejących systemów. Bez audytu większość urzędów odkrywa krytyczne braki dopiero w trakcie wdrożenia — a to oznacza opóźnienia, dodatkowe koszty i ryzyko niedotrzymania terminu ustawowego.
Audyt przedwdrożeniowy EZD RP daje urzędowi obiektywną mapę punktów krytycznych i realny harmonogram, na podstawie którego można bezpiecznie zaplanować budżet, ogłosić zamówienie publiczne lub uruchomić wdrożenie własnymi zasobami.
6 obszarów oceny w audycie EZD RP
Każdy obszar oceniamy punktowo (0–100%) i opisujemy w raporcie wraz z konkretnymi rekomendacjami.
Procesy kancelaryjne i instrukcja kancelaryjna
Weryfikujemy aktualność instrukcji kancelaryjnej, zgodność z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów, kompletność procedur dla wpływów, dekretacji, akceptacji, archiwizacji. Sprawdzamy obieg dokumentów papierowych i elektronicznych, role kancelaryjne, wzorce pism.
JRWA i klasyfikacja archiwalna
Analizujemy aktualny Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt — kompletność klas, zgodność z rozporządzeniem, jakość oznaczeń archiwalnych (A, B, BE, BC), aktualność dla nowych rodzajów spraw. Identyfikujemy luki, dublujące się klasy i niespójności w nazewnictwie.
Infrastruktura IT i bezpieczeństwo
Inwentaryzujemy serwery, sieć, stacje robocze, kopie zapasowe, polityki bezpieczeństwa. Sprawdzamy zgodność z rekomendacjami NASK dla EZD RP, gotowość pod RKE2/Kubernetes lub on-premise, certyfikaty SSL, integracje z AD/LDAP, zabezpieczenia podpisu elektronicznego.
Kompetencje pracowników
Mapujemy role kancelaryjne, IT, merytoryczne i kierownicze. Oceniamy obecny poziom kompetencji cyfrowych, dotychczasowe doświadczenie z systemami EZD/EOD, potrzeby szkoleniowe per rola. Wynik to plan szkoleń z liczbą godzin i tematyką dla każdej grupy.
Integracje z systemami zewnętrznymi
Identyfikujemy wymagane integracje: ePUAP, e-Doręczenia (PURDE, PUH), KSeF, PEF, GUS, systemy dziedzinowe (finansowo-księgowe, kadrowe, ewidencyjne). Oceniamy gotowość techniczną do integracji oraz koszt prac integracyjnych.
Migracja danych z istniejących systemów
Inwentaryzujemy źródła danych do migracji (eDok, EZD PUW, papierowe rejestry, dokumenty w systemach plików). Szacujemy wolumen, formaty, jakość metadanych, kompletność. Wynik to plan migracji z oszacowaniem czasu i ryzyk.
Jak przebiega audyt EZD RP — 5 etapów
Cały proces zamykamy w 5–10 dniach roboczych. Praca odbywa się równolegle w ankiecie i analizie dokumentów.
Konsultacja wstępna (1 dzień)
Bezpłatna rozmowa online z koordynatorem audytu. Ustalamy zakres audytu, wielkość jednostki, kluczowe ryzyka, harmonogram. Podpisujemy umowę poufności (NDA) i przekazujemy szczegółowy plan działań.
Ankieta diagnostyczna (3–5 dni)
Wysyłamy ustrukturyzowaną ankietę elektroniczną z ~120 pytaniami w 6 obszarach. Ankietę wypełniają wyznaczone osoby z urzędu (sekretarz, IT, kancelaria, archiwista). Równolegle prosimy o przesłanie: aktualnej instrukcji kancelaryjnej, JRWA, wykazu sprzętu, polityki bezpieczeństwa.
Wizyta audytora w urzędzie (1–2 dni, opcjonalnie zdalnie)
Audytor spotyka się z sekretarzem, kierownikiem kancelarii, administratorem IT i wybranymi pracownikami merytorycznymi. Ogląda obieg dokumentów na żywo, weryfikuje infrastrukturę, weryfikuje odpowiedzi z ankiety. Wizyta może odbyć się online (Zoom/Teams) bez dopłaty.
Analiza i raport (3–5 dni)
Konsolidujemy dane z ankiety, wywiadów i analizy dokumentów. Generujemy ocenę punktową w 6 obszarach, listę rekomendacji priorytetyzowanych (must-have / should-have / nice-to-have), harmonogram dojścia do gotowości, wstępną wycenę kolejnych etapów wdrożenia.
Prezentacja wyników i plan działań (1 dzień)
Spotkanie online z zespołem kierowniczym urzędu (sekretarz, IT, kierownictwo). Omawiamy wnioski, odpowiadamy na pytania, ustalamy priorytety. Przekazujemy raport PDF (~30 stron) wraz z planem działań w formacie tabelarycznym do natychmiastowego wdrożenia.
Co dostajesz po audycie EZD RP
Konkretne, użyteczne deliverables — gotowe do wykorzystania w planowaniu wdrożenia lub zamówieniu publicznym.
Kalkulator gotowości EZD RP
Odpowiedz na 10 szybkich pytań, a w ciągu 60 sekund otrzymasz wstępną ocenę gotowości urzędu do wdrożenia EZD RP. Bezpłatnie, bez rejestracji.
Chcesz pełen raport z rekomendacjami?
Wyślemy Ci na e-mail rozszerzony raport (30+ pytań, ocena w 6 obszarach, lista konkretnych działań) — bezpłatnie, w ciągu 1 dnia roboczego.
Audyt EZD RP dla różnych typów jednostek
Dostosowujemy zakres audytu do specyfiki Twojej jednostki.
Cennik audytu EZD RP — widełki orientacyjne
Ceny zależą od wielkości jednostki, liczby integracji i zakresu dokumentacji do analizy. Ostateczna wycena ustalana indywidualnie po wstępnej konsultacji.
- Audyt 6 obszarów
- Wizyta zdalna (1 dzień)
- Raport ~20 stron
- Follow-up 30 dni
- Audyt 6 obszarów + JRWA review
- Wizyta na miejscu (1–2 dni)
- Raport ~30 stron
- Wzór SOPZ do zamówienia publicznego
- Follow-up 60 dni
- Audyt 6 obszarów + integracje
- Wizyta 2-3 dni + warsztaty
- Raport ~50 stron + załączniki
- Dedykowany konsultant 90 dni
Najczęściej zadawane pytania o audyt EZD RP
Co to jest audyt gotowości EZD RP?
Audyt gotowości EZD RP to przedwdrożeniowa analiza dojrzałości urzędu do wdrożenia systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją EZD RP. Audyt obejmuje 6 obszarów: procesy kancelaryjne i instrukcję kancelaryjną, klasyfikację JRWA, infrastrukturę IT i bezpieczeństwo, kompetencje pracowników, integracje z ePUAP/e-Doręczeniami/KSeF, migrację danych z istniejących systemów. Rezultatem jest raport z oceną punktową i planem dojścia do gotowości.
Czy audyt EZD RP jest obowiązkowy?
Audyt nie jest formalnie obowiązkowy, ale od 1 stycznia 2028 r. wszystkie jednostki sektora publicznego mają obowiązek prowadzenia spraw w systemie klasy EZD. Audyt pozwala zidentyfikować braki przed wdrożeniem i uniknąć opóźnień oraz nieprzewidzianych kosztów.
Ile trwa audyt EZD RP?
Pełny audyt EZD RP trwa zwykle 5–10 dni roboczych w zależności od wielkości jednostki. Składa się z 5 etapów: konsultacja wstępna (1 dzień), ankieta diagnostyczna (3–5 dni), wizyta audytora w urzędzie (1–2 dni), analiza i przygotowanie raportu (3–5 dni) oraz prezentacja wyników z planem działań (1 dzień).
Ile kosztuje audyt EZD RP?
Cena audytu EZD RP zależy od wielkości jednostki. Dla małych urzędów (do 50 pracowników) audyt zaczyna się od 4 900 PLN netto. Średnie urzędy (50–200 pracowników) — od 9 900 PLN netto. Duże urzędy (200+ pracowników) — wycena indywidualna, zwykle od 19 900 PLN netto.
Czy audyt EZD RP można wykonać zdalnie?
Tak, większość prac audytowych (analiza dokumentów, ankiety, wywiady) odbywa się zdalnie. Wizyta audytora w urzędzie nie jest obligatoryjna — można ją zastąpić sesjami online. Niemniej jedna wizyta na miejscu zwiększa jakość rekomendacji, zwłaszcza w obszarze infrastruktury IT i procesów kancelaryjnych.
Czy audyt obejmuje weryfikację JRWA?
Tak. Audyt EZD RP zawsze obejmuje analizę aktualnego Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt (JRWA) jednostki — kompletność, zgodność z rozporządzeniem, jakość klasyfikacji, oznaczenia archiwalne (A, B, BE, BC). Wynikiem jest lista rekomendacji do aktualizacji JRWA przed migracją do EZD RP.
Co dzieje się po zakończeniu audytu EZD RP?
Po audycie otrzymujesz raport z oceną punktową w 6 obszarach (0–100%), listę zidentyfikowanych braków, harmonogram dojścia do gotowości i wycenę kolejnych etapów wdrożenia. Możesz wykorzystać raport jako specyfikację do zamówienia publicznego lub zlecić nam dalsze etapy wdrożenia.
Czy audyt można sfinansować z dofinansowania zewnętrznego?
Tak. Koszty audytu EZD RP zwykle kwalifikują się jako wydatek w programach wspierających cyfryzację administracji publicznej. Pomagamy klientom w przygotowaniu dokumentacji aplikacyjnej i uzasadnieniu wydatku w kategorii „usługi doradcze i audytowe".
Gotowy na audyt EZD RP?
Bezpłatna 30-minutowa konsultacja, podczas której omówimy specyfikę Twojej jednostki i zaproponujemy odpowiedni wariant audytu. Bez zobowiązań.