Audyt EZD RP — sprawdź gotowość urzędu do wdrożenia
Profesjonalny audyt gotowości EZD RP dla jednostek samorządu terytorialnego i administracji publicznej. 6 obszarów oceny, 30-stronicowy raport, harmonogram dojścia do wdrożenia przed terminem 1 stycznia 2028 r.
Czym jest audyt gotowości EZD RP?
Audyt EZD RP to ustrukturyzowana analiza dojrzałości urzędu do wdrożenia systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją w wariancie EZD RP, prowadzona przed rozpoczęciem inwestycji. Jego celem jest precyzyjne odpowiedzenie na trzy pytania: ile pracy zostało do wykonania, jakie zasoby i kompetencje są potrzebne oraz w jakim terminie urząd może realnie osiągnąć pełną gotowość.
Od 1 stycznia 2028 r. każdy podmiot publiczny ma obowiązek prowadzić sprawy administracyjne w systemie klasy EZD. Termin wydaje się odległy, ale poprawne wdrożenie obejmuje co najmniej: aktualizację instrukcji kancelaryjnej, rewizję JRWA, przygotowanie infrastruktury IT, szkolenia personelu, integracje z ePUAP i e-Doręczeniami oraz migrację danych z istniejących systemów. Bez audytu większość urzędów odkrywa krytyczne braki dopiero w trakcie wdrożenia — a to oznacza opóźnienia, dodatkowe koszty i ryzyko niedotrzymania terminu ustawowego.
Audyt przedwdrożeniowy EZD RP daje urzędowi obiektywną mapę punktów krytycznych i realny harmonogram, na podstawie którego można bezpiecznie zaplanować budżet, ogłosić zamówienie publiczne lub uruchomić wdrożenie własnymi zasobami.
6 obszarów oceny w audycie EZD RP
Każdy obszar oceniamy punktowo (0–100%) i opisujemy w raporcie wraz z konkretnymi rekomendacjami.
Procesy kancelaryjne i instrukcja kancelaryjna
Weryfikujemy zgodność faktycznej praktyki z instrukcją kancelaryjną obowiązującą jednostkę oraz kompletność procedur dla wpływów, dekretacji, akceptacji i archiwizacji. Sprawdzamy obieg dokumentów papierowych i elektronicznych, role kancelaryjne, wzorce pism oraz zarządzenia wewnętrzne kierownika jednostki.
JRWA i klasyfikacja archiwalna
Analizujemy aktualny Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt — kompletność klas, zgodność z rozporządzeniem, jakość oznaczeń archiwalnych (A, B, BE, BC), aktualność dla nowych rodzajów spraw. Identyfikujemy luki, dublujące się klasy i niespójności w nazewnictwie.
Infrastruktura IT i bezpieczeństwo
Inwentaryzujemy serwery, sieć, stacje robocze, kopie zapasowe, polityki bezpieczeństwa. Sprawdzamy zgodność z rekomendacjami NASK dla EZD RP, gotowość pod RKE2/Kubernetes lub on-premise, certyfikaty SSL, integracje z AD/LDAP, zabezpieczenia podpisu elektronicznego.
Kompetencje pracowników
Mapujemy role kancelaryjne, IT, merytoryczne i kierownicze. Oceniamy obecny poziom kompetencji cyfrowych, dotychczasowe doświadczenie z systemami EZD/EOD, potrzeby szkoleniowe per rola. Wynik to plan szkoleń z liczbą godzin i tematyką dla każdej grupy.
Integracje z systemami zewnętrznymi
Identyfikujemy wymagane integracje: ePUAP, e-Doręczenia (PURDE, PUH), KSeF, PEF, GUS, systemy dziedzinowe (finansowo-księgowe, kadrowe, ewidencyjne). Oceniamy gotowość techniczną do integracji oraz koszt prac integracyjnych.
Migracja danych z istniejących systemów
Inwentaryzujemy źródła danych do migracji (eDok, EZD PUW, papierowe rejestry, dokumenty w systemach plików). Szacujemy wolumen, formaty, jakość metadanych, kompletność. Wynik to plan migracji z oszacowaniem czasu i ryzyk.
Jak przebiega audyt EZD RP — 5 etapów
Cały proces zamykamy w 5–10 dniach roboczych. Praca odbywa się równolegle w ankiecie i analizie dokumentów.
Konsultacja wstępna (1 dzień)
Bezpłatna rozmowa online z koordynatorem audytu. Ustalamy zakres audytu, wielkość jednostki, kluczowe ryzyka, harmonogram. Podpisujemy umowę poufności (NDA) i przekazujemy szczegółowy plan działań.
Ankieta diagnostyczna (3–5 dni)
Wysyłamy ustrukturyzowaną ankietę elektroniczną z ~120 pytaniami w 6 obszarach. Ankietę wypełniają wyznaczone osoby z urzędu (sekretarz, IT, kancelaria, archiwista). Równolegle prosimy o przesłanie: aktualnej instrukcji kancelaryjnej, JRWA, wykazu sprzętu, polityki bezpieczeństwa.
Wizyta audytora w urzędzie (1–2 dni, opcjonalnie zdalnie)
Audytor spotyka się z sekretarzem, kierownikiem kancelarii, administratorem IT i wybranymi pracownikami merytorycznymi. Ogląda obieg dokumentów na żywo, weryfikuje infrastrukturę, weryfikuje odpowiedzi z ankiety. Wizyta może odbyć się online (Zoom/Teams) bez dopłaty.
Analiza i raport (3–5 dni)
Konsolidujemy dane z ankiety, wywiadów i analizy dokumentów. Generujemy ocenę punktową w 6 obszarach, listę rekomendacji priorytetyzowanych (must-have / should-have / nice-to-have), harmonogram dojścia do gotowości, wstępną wycenę kolejnych etapów wdrożenia.
Prezentacja wyników i plan działań (1 dzień)
Spotkanie online z zespołem kierowniczym urzędu (sekretarz, IT, kierownictwo). Omawiamy wnioski, odpowiadamy na pytania, ustalamy priorytety. Przekazujemy raport PDF (~30 stron) wraz z planem działań w formacie tabelarycznym do natychmiastowego wdrożenia.
Co dostajesz po audycie EZD RP
Konkretne, użyteczne deliverables — gotowe do wykorzystania w planowaniu wdrożenia lub zamówieniu publicznym.
Kalkulator gotowości EZD RP
Odpowiedz na 10 szybkich pytań, a w ciągu 60 sekund otrzymasz wstępną ocenę gotowości urzędu do wdrożenia EZD RP. Bezpłatnie, bez rejestracji.
Chcesz pełen raport z rekomendacjami?
Wyślemy Ci na e-mail rozszerzony raport (30+ pytań, ocena w 6 obszarach, lista konkretnych działań) — bezpłatnie, w ciągu 1 dnia roboczego.
Audyt EZD RP dla różnych typów jednostek
Dostosowujemy zakres audytu do specyfiki Twojej jednostki.
Cennik audytu EZD RP — widełki orientacyjne
Ceny zależą od wielkości jednostki, liczby integracji i zakresu dokumentacji do analizy. Ostateczna wycena ustalana indywidualnie po wstępnej konsultacji.
- Audyt 6 obszarów
- Wizyta zdalna (1 dzień)
- Raport ~20 stron
- Follow-up 30 dni
- Audyt 6 obszarów + JRWA review
- Wizyta na miejscu (1–2 dni)
- Raport ~30 stron
- Wzór SOPZ do zamówienia publicznego
- Follow-up 60 dni
- Audyt 6 obszarów + integracje
- Wizyta 2-3 dni + warsztaty
- Raport ~50 stron + załączniki
- Dedykowany konsultant 90 dni
Najczęściej zadawane pytania o audyt EZD RP
Co to jest audyt gotowości EZD RP?
Audyt gotowości EZD RP to przedwdrożeniowa analiza dojrzałości urzędu do wdrożenia systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją EZD RP. Audyt obejmuje 6 obszarów: procesy kancelaryjne i instrukcję kancelaryjną, klasyfikację JRWA, infrastrukturę IT i bezpieczeństwo, kompetencje pracowników, integracje z ePUAP/e-Doręczeniami/KSeF, migrację danych z istniejących systemów. Rezultatem jest raport z oceną punktową i planem dojścia do gotowości.
Czy audyt EZD RP jest obowiązkowy?
Audyt nie jest formalnie obowiązkowy, ale od 1 stycznia 2028 r. wszystkie jednostki sektora publicznego mają obowiązek prowadzenia spraw w systemie klasy EZD. Audyt pozwala zidentyfikować braki przed wdrożeniem i uniknąć opóźnień oraz nieprzewidzianych kosztów.
Ile trwa audyt EZD RP?
Pełny audyt EZD RP trwa zwykle 5–10 dni roboczych w zależności od wielkości jednostki. Składa się z 5 etapów: konsultacja wstępna (1 dzień), ankieta diagnostyczna (3–5 dni), wizyta audytora w urzędzie (1–2 dni), analiza i przygotowanie raportu (3–5 dni) oraz prezentacja wyników z planem działań (1 dzień).
Ile kosztuje audyt EZD RP?
Cena audytu EZD RP zależy od wielkości jednostki. Dla małych urzędów (do 50 pracowników) audyt zaczyna się od 4 900 PLN netto. Średnie urzędy (50–200 pracowników) — od 9 900 PLN netto. Duże urzędy (200+ pracowników) — wycena indywidualna, zwykle od 19 900 PLN netto.
Czy audyt EZD RP można wykonać zdalnie?
Tak, większość prac audytowych (analiza dokumentów, ankiety, wywiady) odbywa się zdalnie. Wizyta audytora w urzędzie nie jest obligatoryjna — można ją zastąpić sesjami online. Niemniej jedna wizyta na miejscu zwiększa jakość rekomendacji, zwłaszcza w obszarze infrastruktury IT i procesów kancelaryjnych.
Czy audyt obejmuje weryfikację JRWA?
Tak. Audyt EZD RP zawsze obejmuje przegląd stosowanego Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt — pokrycie realizowanych zadań, jakość klasyfikacji i poprawność oznaczeń archiwalnych (A, B, BE, Bc). Wynikiem jest lista rekomendacji: dla organów JST zwykle projekt uzupełnienia wykazu o klasy dla nowych zadań, do uzgodnienia z archiwum państwowym, a dla jednostek ustalających własny JRWA — zakres zmian w samym wykazie.
Co dzieje się po zakończeniu audytu EZD RP?
Po audycie otrzymujesz raport z oceną punktową w 6 obszarach (0–100%), listę zidentyfikowanych braków, harmonogram dojścia do gotowości i wycenę kolejnych etapów wdrożenia. Możesz wykorzystać raport jako specyfikację do zamówienia publicznego lub zlecić nam dalsze etapy wdrożenia.
Czy audyt można sfinansować z dofinansowania zewnętrznego?
Tak. Koszty audytu EZD RP zwykle kwalifikują się jako wydatek w programach wspierających cyfryzację administracji publicznej. Pomagamy klientom w przygotowaniu dokumentacji aplikacyjnej i uzasadnieniu wydatku w kategorii „usługi doradcze i audytowe".
Źródła urzędowe
Informacje na tej stronie opieramy na oficjalnych publikacjach i aktach prawnych. Stan na: czerwiec 2026.
- Rozporządzenie PRM z 18 stycznia 2011 r. (Dz.U. 2011 nr 14 poz. 67) — wymogi dla instrukcji kancelaryjnej i JRWA weryfikowane podczas audytu
- Ustawa z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach — akt, którego nowelizacja wprowadza planowany obowiązek systemu klasy EZD od 2028 r.
- EZD RP — wsparcie wdrożeniowe (gov.pl) — zakres bezpłatnego wsparcia NASK i warunki przystąpienia do wdrożenia
- Podręcznik EZD RP — wymagania techniczne — rekomendacje sprzętowe i programowe weryfikowane w obszarze infrastruktury
Gotowy na audyt EZD RP?
Bezpłatna 30-minutowa konsultacja, podczas której omówimy specyfikę Twojej jednostki i zaproponujemy odpowiedni wariant audytu. Bez zobowiązań.