Normatywy wewnętrzne wdrożenia EZD RP

Każdy urząd, który zaczyna wdrażać EZD RP, prędzej czy później trafia na ten sam plik: „Rekomendacje-normatywy. Wewnętrzne wdrożenia systemu EZD RP”. To 44-stronicowy dokument NASK z 2022 r., opublikowany w podręczniku EZD RP razem z pięcioma załącznikami. Jest w nim gotowy plan wdrożenia podzielony na etapy i przykładowe paragrafy zarządzeń, które kierownik jednostki wydaje po drodze.

Dokument jest dobry, ale długi i miejscami pisany językiem instrukcji kancelaryjnej. Poniżej streszczamy go po ludzku: jakie są etapy, jakie zarządzenia trzeba wydać, co trzeba w nich rozstrzygnąć i które fragmenty warto dziś czytać z poprawką.

W skrócie

To rekomendacje i dobre praktyki, nie przepis. Nikt nie wymaga, żeby przepisać je słowo w słowo — ale oszczędzają mnóstwo pracy przy pisaniu własnych zarządzeń.
NASK dzieli wdrożenie na cztery etapy. Na każdym z nich kierownik jednostki wydaje (albo zmienia) zarządzenie wewnętrzne.
Celem jest EZD jako podstawowy system kancelaryjny — a nie prowadzenie kilku spraw elektronicznie „na próbę”.
Po wskazaniu EZD jako systemu podstawowego nie ma powrotu do systemu tradycyjnego (§ 1 ust. 4 instrukcji kancelaryjnej).

Cztery etapy i cztery zarządzenia

etap	co się dzieje w urzędzie	jaki normatyw	wzór NASK
I	instancja testowa, powołanie zespołu, pierwsze procedury	zarządzenie o powołaniu Zespołu Wdrożenia EZD	załącznik 1
II	wersja produkcyjna, kancelaria rejestruje i skanuje wpływy; urząd dalej pracuje papierowo	zarządzenie o EZD jako narzędziu wspomagającym	załącznik 2
III	pierwsze klasy z wykazu akt prowadzone elektronicznie jako wyjątki, powstają składy chronologiczne	zarządzenie o systemie tradycyjnym z wyjątkami elektronicznymi	załączniki 3, 4 i 5
IV	EZD staje się systemem podstawowym, papier zostaje tylko jako wyjątek	zmiana § 1 zarządzenia i wykaz wyjątków papierowych	przykładowy § 1 w samym dokumencie

Dobra wiadomość: jeśli zarządzenie z etapu III jest porządnie napisane, na etapie IV wystarczy zmienić pierwszy paragraf i dołączyć nowy wykaz wyjątków. Cała reszta zasad pracy zostaje.

Etap I — Zespół Wdrożenia EZD i instancja testowa

Pierwsze zarządzenie powołuje Zespół Wdrożenia EZD. NASK podkreśla, że na jego czele powinna stanąć osoba z autorytetem w urzędzie, bo to przewodniczący rozstrzyga sporne kwestie. W składzie zespołu powinni się znaleźć:

prawnik — oceni, które sprawy przepisy pozwalają prowadzić elektronicznie;
osoba znająca przepisy kancelaryjne — najlepiej koordynator czynności kancelaryjnych, może nim być archiwista zakładowy;
pracownik kancelarii — bo to kancelaria jako pierwsza zaczyna pracować w systemie;
pracownicy merytoryczni z kluczowych komórek.

Zespół przygotowuje harmonogram, projekty kolejnych zarządzeń, procedury i materiały szkoleniowe. W większych urzędach NASK zaleca dodatkowo wyznaczenie koordynatorów EZD w komórkach organizacyjnych — osób, które szkolą kolegów, zbierają zgłoszenia błędów i testują nowe wersje systemu. Ważna uwaga z dokumentu: zespół nie rozwiązuje się po uruchomieniu systemu. Dalej nadzoruje jego działanie, testuje aktualizacje i elektronizuje kolejne sprawy.

Na tym etapie uruchamia się też instancję testową. Powinna mieć te same ustawienia i uprawnienia co przyszła produkcja — tylko wtedy da się na niej sprawdzić procedury, przeszkolić ludzi i dobrać konfigurację, którą potem przeniesie się na produkcję.

Etap II — EZD jako narzędzie wspomagające

Drugie zarządzenie uruchamia wersję produkcyjną. Urząd formalnie dalej pracuje w systemie tradycyjnym, ale EZD staje się obowiązkowym narzędziem do wybranych czynności. Wzór NASK wymienia m.in.:

rejestrację przesyłek wpływających i wychodzących,
korespondencję wewnętrzną i udostępnianie pism,
prowadzenie spisów spraw i rejestrów, które się następnie drukuje,
dekretację w systemie, przenoszoną na papier jako tzw. dekretację zastępczą,
powiązanie wpływów ze sprawami założonymi w EZD pomocniczo.

Zakres można zacząć skromnie — od samego centralnego rejestru wpływów — i rozszerzać. W zarządzeniu trzeba też rozstrzygnąć kilka praktycznych kwestii:

Których przesyłek kancelaria nie otwiera (informacje niejawne, oferty przetargowe, „do rąk własnych”, oferty pracy itp.). Takie przesyłki i tak się rejestruje — na podstawie danych z koperty.
Czego się nie skanuje w całości: formaty większe niż A4/A3, przesyłki powyżej określonej liczby stron, płyty, przedmioty, dokumenty zszyte. Wtedy skanuje się np. tylko pismo przewodnie. NASK radzi stopniowo te limity znosić, bo przy sprawach elektronicznych niepełne skany zaczynają przeszkadzać.
Kto rejestruje e-maile — zwykle sam pracownik, który dostał wiadomość na służbową skrzynkę.
Zbiór informatycznych nośników danych — miejsce na płyty i pendrive’y, jeśli urząd go jeszcze nie ma.
Data wyłączenia starego programu do rejestracji korespondencji i zasady dostępu do zgromadzonych w nim danych.

Dwie rady z dokumentu, które oszczędzają ludziom pracy: dekretujący dostaje tylko skan, a nie papier (papier idzie od razu do pracownika merytorycznego), i nie dubluje się całych spraw papierowych w EZD. Taki wymóg dokłada roboty, a pracownicy zaczynają kojarzyć system z obciążeniem, a nie z ułatwieniem.

NASK zaleca, żeby etap II trwał nie dłużej niż 2–3 miesiące, jeśli przepisy kancelaryjne jednostki pozwalają już prowadzić sprawy elektronicznie.

Uwaga dla urzędów gmin, powiatów i województw

Urzędy, które stosują instrukcję kancelaryjną z rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r. — a tak jest w organach JST i obsługujących je urzędach — mogą przejść do etapu III w dowolnym momencie. Nie muszą najpierw uzgadniać nowej instrukcji z Archiwum Państwowym, bo ta instrukcja już dopuszcza dokumentowanie spraw elektronicznie. Inaczej jest w jednostkach, które mają własne przepisy kancelaryjne uzgadniane z archiwum: tam najpierw trzeba je zmienić. Szerzej piszemy o tym na stronie o instrukcji kancelaryjnej w EZD RP.

Etap III — pierwsze sprawy elektroniczne jako wyjątki

To najtrudniejszy etap i najdłuższa część dokumentu. Urząd dalej formalnie pracuje papierowo, ale wybrane klasy z jednolitego rzeczowego wykazu akt prowadzi już wyłącznie w EZD.

Jak wybrać pierwsze klasy

NASK proponuje zacząć od inwentaryzacji: które klasy JRWA są naprawdę używane i przez które komórki. Najwygodniej w tabeli z kolumnami: symbol, hasło, proponowany sposób prowadzenia i przyczyny, dla których sprawy nie da się prowadzić elektronicznie. Ta ostatnia kolumna jest najcenniejsza — od razu widać, czy przeszkodą jest przepis, czy po prostu obawa przed nowym systemem.

Na pierwszy ogień dobrze nadają się klasy:

wspólne dla wielu komórek — skargi, informacja publiczna, ochrona danych osobowych, opinie — bo szybko oswajają dużą grupę ludzi z pracą na sprawie elektronicznej;
dotyczące spraw wewnętrznych — upoważnienia, regulaminy, audyty wewnętrzne, szacowanie ryzyka;
z przesyłkami, które da się w całości zeskanować — papier zostaje w kancelarii;
ze stałą grupą korespondentów, np. sprawozdania jednostek podległych.

Gotowe listy typowych klas (0–3) z propozycją prowadzenia elektronicznego są w załącznikach 3 i 4. Klasy merytoryczne (4–9) każdy urząd musi dobrać sam.

Co musi rozstrzygnąć zarządzenie na etapie III

Wzór zarządzenia (załącznik 5) jest obszerny. Najważniejsze tematy, które trzeba w nim opisać:

Datę graniczną — od kiedy sprawy z wybranych klas są dokumentowane wyłącznie w EZD — i zapis, że celem jest EZD jako system podstawowy (najlepiej z konkretną datą; NASK zauważa, że działa to motywująco).
Punkty kancelaryjne — kto poza kancelarią przyjmuje i rejestruje przesyłki.
Sortowanie wpływów w kancelarii: pełny skan albo niepełny; sprawa elektroniczna, papierowa albo „nie wiadomo”.
Składy chronologiczne — NASK zaleca osobne składy dla pism w pełni zeskanowanych, niepełnych, elementów akt spraw, zwrotnych potwierdzeń odbioru i listów zwróconych, najlepiej scentralizowane przy głównej kancelarii. Do tego jasna lista, co oddaje się do składu, a czego nie (np. wydruków skanów i zbędnych kserokopii).
Wypożyczanie dokumentów ze składu — na początku lepiej nie ograniczać, bo ludzie potrzebują poczucia, że papier jest pod ręką. Sami szybko z tego rezygnują.
Nośniki danych — kto wgrywa dane do EZD, limit wielkości i zakaz wczytywania plików niesprawdzonych antywirusem.
Dekretację wyłącznie w EZD — przy sprawach elektronicznych papierowa dekretacja nie wchodzi w grę. Warto dołączyć listę przesyłek wyłączonych z dekretacji kierowników, żeby szybciej trafiały do merytorycznych.
Korespondencję wewnętrzną — wyłącznie elektronicznie, z opisem, co zrobić, gdy jedna ze stron prowadzi sprawę papierowo.
Odpowiedzialność prowadzącego sprawę za metadane i weryfikację podpisów elektronicznych — to dla wielu pracowników nowy obowiązek, więc lepiej go zapisać wprost.
Uwierzytelnione wydruki kopii dokumentów elektronicznych i ich formułę, akceptację w systemie („Akceptuj”/„Odrzuć”) oraz wysyłkę wydruku w trybie art. 39³ Kpa bez odręcznego podpisu.
Zamykanie spraw i archiwizację — sprawy elektroniczne przekazuje się do archiwum zakładowego po dwóch pełnych latach kalendarzowych; archiwista może odmówić przyjęcia źle opisanych akt.
Awarię systemu — jak rejestrować przesyłki, gdy EZD nie działa, i jak potem uzupełnić rejestry.
Kto ma wgląd we wszystkie sprawy — administrator, zespół wdrożeniowy, koordynator czynności kancelaryjnych, kancelaria, archiwiści — i w jakim celu.
Sprawy sprzed wdrożenia — kończy się je tak, jak je zaczęto (papierowo), a nowe pisma do nich zamyka się w EZD opcją „Sprawa prowadzona poza EZD”.
Odejście lub dłuższą nieobecność pracownika — przekazanie spraw, a przy nieobecności powyżej 3 miesięcy blokada konta.

NASK podkreśla, że etap III nie powinien trwać długo. Celem nie jest prowadzenie kilku spraw elektronicznie, tylko przejście całego urzędu na EZD.

Etap IV — EZD jako podstawowy system kancelaryjny

Na ostatnim etapie kierownik zmienia pierwszy paragraf zarządzenia: podstawowym sposobem dokumentowania spraw staje się EZD, a załącznik zawiera wykaz klas, które wyjątkowo zostają papierowe.

Kilka rzeczy, o których warto pamiętać:

Przepisy nie mówią, ile klas musi być prowadzonych elektronicznie, żeby wskazać EZD jako system podstawowy. To zależy od specyfiki urzędu.
Wyjątek papierowy wymaga uzasadnienia. NASK wskazuje trzy możliwe przyczyny: przepis wprost wymaga papieru, sprawy są prowadzone w innym systemie dziedzinowym albo zachodzą ważne przyczyny techniczno-organizacyjne. Zespół nie powinien po prostu przepisać listy z etapu III — przy każdym wyjątku powinien stać powód, który da się pokazać przy kontroli.
Decyzja jest nieodwracalna. Po wskazaniu EZD nie można wrócić do systemu tradycyjnego, a nowe zadania urzędu domyślnie prowadzi się elektronicznie.
Najprościej zacząć od 1 stycznia. Przejście w trakcie roku jest możliwe, ale wymaga więcej nadzoru.

Ciekawy przykład z dokumentu dotyczy kadr: wiele spraw pracowniczych (nabory, awanse, nagrody, oceny, szkolenia) można prowadzić w EZD w całości, a do papierowych akt osobowych trafia tylko dokument kończący sprawę.

Co się zmieniło od 2022 r. — czytać z poprawką

Dokument wciąż jest na liście materiałów dla jednostek wdrażających w podręczniku EZD RP, ale powstał kilka lat temu. Przy pisaniu własnych zarządzeń warto uwzględnić kilka zmian:

e-Doręczenia zamiast ePUAP jako główny kanał. Dokument pisze głównie o ePUAP, a od 2025 r. podmioty publiczne korespondują przede wszystkim przez e-Doręczenia. Zapisy o rejestracji wysyłek i dowodach doręczenia trzeba do tego dopasować.
Awaria systemu. Krótki paragraf o awarii warto zastąpić nowszym dokumentem NASK z czerwca 2026 r. o zapewnieniu ciągłości działania urzędu przy niedostępności systemu klasy EZD.
Wersja B systemu. Nazwy funkcji i ścieżki w menu podane w dokumencie dotyczą starszej wersji. Jeśli urząd pracuje na wersji B, opisy funkcji w zarządzeniu lepiej sprawdzić na instancji testowej.
Termin. Planowany obowiązek pracy w systemie EZD ma obowiązywać najwcześniej od 1 stycznia 2029 r. — to dobry horyzont, żeby przejść etapy spokojnie, bez skakania od razu do etapu IV.
Nowe narzędzia NASK. Od 2025–2026 r. w podręczniku są też formularz analizy przygotowania organizacji i listy kontrolne przygotowań oraz konfiguracji przed uruchomieniem produkcji. Dobrze uzupełniają harmonogram z etapu I.

Najczęstsze błędy przy korzystaniu ze wzorów

Kopiowanie wzoru z wykropkowanymi miejscami. Limity skanowania, godziny dostarczania korespondencji, symbole składów — to decyzje urzędu, nie formalność.
Zbyt długi etap pośredni. Urząd przez lata prowadzi trzy klasy elektronicznie i nazywa to wdrożeniem.
Dublowanie papieru i systemu — papierowa dekretacja obok elektronicznej, całe sprawy papierowe przepisywane do EZD.
Brak listy, co trafia do składu chronologicznego. Bez niej pracownicy trzymają papier na biurkach, a akta spraw elektronicznych są niekompletne.
Wyjątki papierowe bez uzasadnienia — trudne do obrony przy kontroli i do późniejszego zniesienia.

Gdzie pobrać dokument i wzory

Wszystkie materiały są w podręczniku EZD RP, w zakładce Wzory i szablony, w sekcji „Materiały dla jednostek wdrażających”:

Najczęstsze pytania

Czy wzory zarządzeń NASK są obowiązkowe? Nie. To rekomendacje i przykładowe zapisy. Urząd może je dowolnie dostosować, a nawet napisać zarządzenia od zera — byle zgodnie z instrukcją kancelaryjną, która go obowiązuje.

Czy urząd gminy musi uzgadniać zarządzenia wdrożeniowe z Archiwum Państwowym? Urząd gminy stosuje wprost instrukcję kancelaryjną z rozporządzenia z 2011 r., która dopuszcza prowadzenie spraw elektronicznie. Według NASK taki urząd może przejść do etapu z pierwszymi sprawami elektronicznymi w dowolnym momencie. Inaczej jest w jednostkach z własną, uzgadnianą z archiwum instrukcją — tam najpierw trzeba ją zmienić.

Ile spraw musi być elektronicznych, żeby wskazać EZD jako system podstawowy? Przepisy tego nie określają. Liczba klas prowadzonych elektronicznie zależy od specyfiki urzędu. Ważne, żeby każdy wyjątek papierowy miał uzasadnienie.

Czy po przejściu na EZD można wrócić do papieru? Nie. Po wskazaniu EZD jako podstawowego systemu ponowne wskazanie systemu tradycyjnego jest niedopuszczalne (§ 1 ust. 4 instrukcji kancelaryjnej). Pojedyncze rodzaje spraw można prowadzić papierowo tylko jako uzasadnione wyjątki.

Ile trwa wdrożenie według rekomendacji? NASK nie podaje jednego terminu. Zaleca, by etap z samą rejestracją i skanowaniem nie trwał dłużej niż 2–3 miesiące, a etap z wyjątkami elektronicznymi był możliwie krótki. Ostatni etap najlepiej zacząć od 1 stycznia.

Czy dokument z 2022 r. jest nadal aktualny? W głównych założeniach tak — nadal jest na liście materiałów dla jednostek wdrażających. Zapisy o ePUAP, awarii systemu i nazwach funkcji trzeba jednak dopasować do e-Doręczeń, nowszych rekomendacji NASK i wersji systemu, na której pracuje urząd.

Jeśli chcecie, żeby ktoś z zewnątrz przygotował z Wami projekty zarządzeń, katalog klas JRWA z propozycją wyjątków i harmonogram etapów, zacznijcie od audytu przedwdrożeniowego albo napiszcie do nas. Projekty przygotujemy na podstawie wzorów NASK, ale pod Wasz wykaz akt, Waszą strukturę i Wasze terminy.

Źródła: NASK-PIB, „Rekomendacje-normatywy. Wewnętrzne wdrożenia systemu EZD RP”, Warszawa 2022, wraz z załącznikami 1–5; podręcznik EZD RP — Wzory i szablony (stan na 3 października 2026 r.); rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r. (Dz.U. 2011 nr 14 poz. 67).

Rekomendacje-normatywy wewnętrzne wdrożenia EZD RP — co jest w dokumencie NASK i jak z niego korzystać