Obowiązek EZD nie od 2028, tylko od 2029 r. Co napisało ministerstwo i co to zmienia dla urzędu

Jeśli przez ostatni rok słyszeliście, że od 1 stycznia 2028 r. każdy urząd musi pracować w systemie EZD — to już nieaktualne. Ministerstwo Cyfryzacji przyznało na piśmie, że ta data była tylko wstępnym założeniem i przesunęło ją na 2029 r. Przy okazji po raz pierwszy wyjaśniło, co właściwie znaczy „stosować EZD”. I to drugie jest dla urzędów ważniejsze niż sam termin.

Skąd ta informacja

Nie z ustawy i nie z konferencji. Jeden z użytkowników oficjalnego forum EZD RP (prowadzi je NASK) wysłał do ministerstwa wniosek o informację publiczną z kilkoma prostymi pytaniami: od kiedy obowiązek, co on oznacza i jak ministerstwo będzie sprawdzać, czy urząd go spełnia. Odpowiedź — pismo Biura Ministra z 2 października 2026 r. (sygn. BM.WP.0122.505.2026.KT) — opisał 8 października Serwis Samorządowy PAP. Mamy wgląd w pełną treść pisma, więc poniżej cytujemy je bezpośrednio.

Ministerstwo napisało wprost, że data 1 stycznia 2028 r. „opiera się na wstępnych rządowych założeniach strategicznych i po aktualnej analizie została przesunięta na rok 2029”. W dalszej części pisma jest konkretniej: obowiązek „będzie to najwcześniej od 1 stycznia 2029 r.”

Warto dodać trzy zastrzeżenia, bo pismo mówi więcej, niż trafiło do mediów.

Dziś obowiązku nie ma. Na pierwsze pytanie — czy obowiązek EZD od 2028 r. wynika z obowiązujących przepisów — ministerstwo odpowiedziało: nie. Ustawa archiwalna i instrukcja kancelaryjna dają wójtom i burmistrzom prawo wyboru systemu EZD jako podstawowego sposobu dokumentowania spraw, „lecz nie nakazują tego wprost pod rygorem ustawowym od konkretnej daty”.

Nośnikiem ma być projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z rozwojem e-administracji (zmieniający m.in. ustawę archiwalną i ustawę o informatyzacji). Ale na pytanie o stan prac resort odpisał jednym zdaniem: „Aktualnie nie są procedowane prace legislacyjne w tym zakresie”. Procedowana jest natomiast Polityka wdrażania EZD w RP do 2035 r. — plan operacyjny do Strategii Cyfryzacji Polski.

Dlatego 2029 to „najwcześniej”, nie „na pewno”. Dopóki projekt nie zostanie uchwalony, żadna data nie jest ostateczna — ani 2028, ani 2029.

Co dokładnie znaczy „obowiązek stosowania EZD”

To najciekawsza część odpowiedzi, bo do tej pory każdy rozumiał ten obowiązek po swojemu. Niektórzy zakładali, że wystarczy mieć system zainstalowany i założyć konta pracownikom. Ministerstwo rozwiało te wątpliwości dość stanowczo:

„Sama instalacja oprogramowania lub nadanie loginów pracownikom jest traktowane jedynie jako techniczny etap przygotowawczy. Spełnienie wymogu następuje w momencie, gdy urzędnik wykonuje czynności kancelaryjne, dekretuje, podpisuje i gromadzi akta sprawy bezpośrednio w systemie teleinformatycznym jako środowisku nadrzędnym i podstawowym.”

Innymi słowy: obowiązek jest spełniony wtedy, gdy ludzie naprawdę pracują w systemie, a nie wtedy, gdy system stoi na serwerze. Papier przestaje być oryginałem, a elektroniczny obieg staje się tym podstawowym.

Dla kogoś, kto zna instrukcję kancelaryjną, to brzmi znajomo. Tam również kierownik urzędu wskazuje zarządzeniem, który system jest podstawowym sposobem dokumentowania spraw — i po wskazaniu EZD nie ma już drogi powrotnej do systemu tradycyjnego. Ministerstwo w gruncie rzeczy potwierdza, że obowiązek z przyszłej ustawy będzie rozumiany tak samo, jak dziś rozumie się zarządzenie o wyborze EZD.

Minimum, które trzeba spełnić

Ministerstwo opisało też, co jest tym minimalnym zakresem wdrożenia. Lista jest krótka:

• korespondencja wpływająca i wychodząca obsługiwana cyfrowo — pisma wchodzą do systemu i wychodzą z systemu,
• sprawy prowadzone w EZD dla klas z wykazu akt wytypowanych jako elektroniczne — czyli nie wszystko naraz, ale to, co urząd wskaże w zarządzeniu, już konsekwentnie w systemie,
• integracja z e-Doręczeniami i ePUAP — bez tego nie da się mówić o cyfrowej korespondencji,
• co najmniej jedno stanowisko kancelaryjne przystosowane do skanowania — żeby papier, który wpływa do urzędu, od razu trafiał do obiegu elektronicznego jako odwzorowanie cyfrowe.

Zwróćcie uwagę na drugi punkt. Ministerstwo nie wymaga, żeby każda sprawa w urzędzie była od pierwszego dnia elektroniczna. Pozwala wytypować klasy z JRWA, które przechodzą na EZD — a to dokładnie mechanizm wyjątków z instrukcji kancelaryjnej. Dobrze przemyślany wykaz wyjątków jest więc nie tylko dopuszczalny, ale wręcz przewidziany jako sposób na rozsądne wdrożenie.

Czego ministerstwo jeszcze nie wie

Na pytanie, jak będzie oceniać, czy urząd spełnia obowiązek — jakie mierniki, wskaźniki, kryteria — ministerstwo odpowiedziało szczerze: nie da się tego dziś wskazać. Wszystko ma wyniknąć z aktów prawnych, które dopiero powstają.

To oznacza, że przez najbliższy czas urzędy będą planować wdrożenie, nie wiedząc dokładnie, według jakiej miarki zostaną później ocenione. Jedyne pewne kryterium to to opisane wyżej: ludzie pracują w systemie, a nie obok niego.

Przy okazji: ile jednostek już korzysta z EZD RP

Ministerstwo Cyfryzacji podaje też dane o samym systemie EZD RP, czyli bezpłatnym rozwiązaniu NASK (to dane z komunikatów resortu, nie z omawianego pisma):

kiedy	jednostek korzystających z EZD RP
grudzień 2023	140
grudzień 2024	1 021
styczeń 2026	1 908
sierpień 2026	4 000

W ciągu niespełna trzech lat liczba jednostek korzystających z systemu wzrosła prawie trzydziestokrotnie. To ważny kontekst dla terminu: im bliżej daty obowiązku, tym dłuższa kolejka do bezpłatnego wsparcia i tym trudniej o termin szkoleń czy instalacji.

Czy dodatkowy rok to powód, żeby poczekać

Rozumiemy pokusę. Skoro termin odsunął się o rok, można odłożyć temat na później. Trzy rzeczy przemawiają przeciw temu.

Po pierwsze, obowiązek mierzy się pracą, nie instalacją. Samo postawienie systemu to kilka tygodni. Doprowadzenie do tego, żeby kancelaria, referenci i kierownicy rzeczywiście dekretowali i podpisywali w EZD, trwa miesiące — bo wymaga przeglądu praktyki kancelaryjnej, decyzji o wyjątkach, szkoleń i zmiany nawyków. Ten rok to nie zapas, tylko realny czas potrzebny na to, co ministerstwo nazywa „faktyczną zmianą sposobu dokumentowania spraw”.

Po drugie, decyzja jest nieodwracalna. Z chwilą wskazania EZD jako systemu podstawowego powrót do papieru jest niedopuszczalny. Lepiej podjąć tę decyzję po spokojnym przygotowaniu niż pod presją terminu, który — jak widać — i tak może się jeszcze zmienić.

Po trzecie, 2029 nie jest datą ostateczną. Ministerstwo mówi „najwcześniej”, a prace nad ustawą — według tego samego pisma — jeszcze się nie zaczęły. Równie dobrze projekt ustawy może zostać uchwalony z inną datą, a kryteria oceny mogą okazać się bardziej wymagające niż dzisiejsze minimum. Urząd, który będzie już pracował w EZD, nie musi się tym przejmować. Urząd, który dopiero zaczyna, musi.

Co zrobić dziś

Pełny przewodnik — podstawa prawna, kogo może objąć obowiązek i realny harmonogram przygotowań — jest w artykule Od kiedy obowiązek EZD?.

Nie trzeba od razu uruchamiać przetargu. Są rzeczy, które nic nie kosztują, a bez nich żadne wdrożenie nie ruszy:

1. Sprawdzić, jak urząd naprawdę pracuje — czy praktyka kancelaryjna odpowiada obowiązującej instrukcji, czy sprawy trafiają do właściwych klas wykazu akt, czy są klasy, dla których brakuje pokrycia. Nasz kalkulator gotowości zajmuje minutę i nie wymaga podawania danych.
2. Wytypować klasy spraw, które pójdą na EZD w pierwszej kolejności — to będzie treść przyszłego zarządzenia kierownika i jednocześnie minimalny zakres, o którym pisze ministerstwo.
3. Uporządkować e-Doręczenia i ePUAP — bo ministerstwo wymienia je jako element minimum, a nie dodatek.
4. Zdecydować o modelu — własny serwer czy chmura SaaS — bo od tego zależy, czy urząd potrzebuje zaplecza IT, czy raczej dobrego administratora merytorycznego.

Jeśli po tych krokach okaże się, że bezpłatne wsparcie NASK wystarczy — świetnie. Jeśli urząd potrzebuje kogoś, kto weźmie odpowiedzialność za harmonogram, migrację, integracje i przeszkolenie całej organizacji — po to jesteśmy. Opisujemy, jak wygląda takie wdrożenie krok po kroku.

Najczęstsze pytania

Czy termin 2029 jest już pewny? Nie. To deklaracja ministerstwa z odpowiedzi na wniosek o informację publiczną, a nie przepis — resort pisze „najwcześniej od 1 stycznia 2029 r.”. Obowiązek ma wprowadzić projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z rozwojem e-administracji, a ministerstwo w tym samym piśmie przyznaje, że obecnie nie są prowadzone prace legislacyjne w tym zakresie. Data stanie się pewna dopiero po publikacji ustawy w Dzienniku Ustaw.

Czy dziś urząd gminy ma już obowiązek pracować w EZD? Nie. Ministerstwo potwierdza, że obowiązujące przepisy dają kierownikowi urzędu prawo wyboru systemu EZD jako podstawowego, ale go nie nakazują. Obowiązek pojawi się dopiero z nową ustawą.

Czy wystarczy zainstalować EZD RP, żeby spełnić obowiązek? Nie. Ministerstwo wprost napisało, że instalacja i nadanie loginów to tylko etap przygotowawczy. Obowiązek jest spełniony, gdy pracownicy dekretują, podpisują i gromadzą akta spraw w systemie jako środowisku podstawowym.

Czy wszystkie sprawy muszą być od razu elektroniczne? Nie. Minimalny zakres obejmuje korespondencję wpływającą i wychodzącą oraz sprawy dla klas wykazu akt wytypowanych jako elektroniczne. Pozostałe klasy można prowadzić w systemie tradycyjnym jako wyjątki — przewiduje to instrukcja kancelaryjna.

Czy obowiązek dotyczy tylko systemu EZD RP? Nie. Chodzi o system klasy EZD. EZD RP to bezpłatne rozwiązanie NASK, które ten wymóg spełnia, ale ustawa nie narzuca konkretnego produktu.

Skąd urząd ma wiedzieć, czy spełnia obowiązek, skoro nie ma kryteriów? Dziś ich nie ma — ministerstwo to potwierdza. Najbezpieczniejsza wykładnia to ta z odpowiedzi resortu: praca w systemie jako środowisku nadrzędnym, cyfrowa korespondencja w obie strony, integracja z e-Doręczeniami i stanowisko do skanowania.

---

Źródła: pismo Ministerstwa Cyfryzacji, Biuro Ministra, sygn. BM.WP.0122.505.2026.KT z 2 października 2026 r. — odpowiedź na wniosek o udostępnienie informacji publicznej z 21 września 2026 r. (cytaty za pismem); Serwis Samorządowy PAP, „Resort cyfryzacji planuje zmianę terminu wprowadzenia obowiązku korzystania z EZD w urzędach gmin”, 8 października 2026 r.