Migracja do EZD RP — co da się przenieść, a czego nie

Pytanie „jak zmigrować dokumenty do EZD RP” pada przy prawie każdym wdrożeniu. Odpowiedź bywa zaskakująca: w większości urzędów nie przenosi się starych akt do nowego systemu. Przenosi się konfigurację i dane słownikowe, a sprawy w toku domyka się według zasad z instrukcji kancelaryjnej. Poniżej rozkładamy to na części — osobno dla urzędu, który dziś pracuje na papierze, i dla takiego, który ma już inny system.

Najpierw ustal, z czego właściwie migrujesz

To pierwsze i najważniejsze pytanie. Na forum EZD RP specjaliści NASK zwracają uwagę, że wiele „systemów EZD” w urzędach to w rzeczywistości systemy elektronicznego obiegu dokumentów (EOD) — rejestrują korespondencję i skany, ale akta spraw i tak są papierowe. Wtedy nie ma czego migrować: dokumentacją jest papier w teczkach, a stary program był tylko narzędziem pomocniczym.

Skąd przechodzisz	Co jest dokumentacją	Co realnie migrujesz
system tradycyjny (papier)	teczki aktowe	nic z akt — tylko konfigurację i słowniki
papier wspomagany programem do rejestracji pism (EOD)	teczki aktowe	ewentualnie kontakty; rejestry zostają w starym programie do archiwizacji
inny system klasy EZD	akta elektroniczne w starym systemie	to osobny projekt — patrz niżej
EZD PUW	akta elektroniczne w EZD PUW	ścieżka przewidziana przez NASK — patrz niżej

Co przenosi się do EZD RP zawsze

Niezależnie od punktu startu, do nowego systemu trafiają dane, bez których nie da się w nim pracować. NASK udostępnia do tego gotowe szablony w podręczniku EZD RP (zakładka „Wzory i szablony”):

struktura organizacyjna — komórki i stanowiska, import do modułu KUiP;
użytkownicy i ich przypisanie do stanowisk — import z szablonu albo synchronizacja z katalogiem;
JRWA — wykaz akt importowany z pliku (dla gmin, powiatów, województw i administracji zespolonej NASK publikuje gotowe pliki);
kontakty — kontrahenci i adresaci, import z CSV; to dobra okazja, żeby wyczyścić duplikaty;
szablony dokumentów — papier firmowy, pisma seryjne, z zakładkami na dane z systemu;
cennik e-Doręczeń i usług pocztowych — żeby koszty wysyłki liczyły się poprawnie.

To jest właściwa „migracja” w większości urzędów. Zajmuje od kilku dni do kilku tygodni, a jej jakość decyduje o tym, jak będzie się pracowało przez kolejne lata. Źle zaimportowana struktura albo zdublowane kontakty to problemy, które ciągną się długo.

Co zostaje w starym systemie lub na papierze

Zakończone sprawy papierowe zostają w teczkach i trafiają do archiwum zakładowego tak jak dotąd. Zeskanowanie ich nie zmienia ich statusu — dokumentacją nadal jest papier.
Rejestry ze starego programu (np. dziennik korespondencji) zostają w nim do czasu archiwizacji. Wzory zarządzeń NASK przewidują wskazanie daty, od której nie wolno już niczego w nim wprowadzać, i osób, które zachowują dostęp do danych.
Akta elektroniczne z innego systemu EZD nie przechodzą automatycznie. NASK informował na forum, że nie ma narzędzia do migracji z innych systemów EZD, i nie poleca komercyjnych rozwiązań typu RPA.

Sprawy w toku — dwie ścieżki z instrukcji kancelaryjnej

Najwięcej praktycznych pytań dotyczy spraw, które zaczęły się przed startem EZD, a kończą po nim. Instrukcja kancelaryjna (§ 1 ust. 7) daje dwie możliwości:

Dokończyć sprawę po staremu, w teczce papierowej. Nowe pisma do niej rejestruje się w EZD, a w systemie zamyka się je opcją „Sprawa prowadzona poza EZD”. To rozwiązanie zalecane w rekomendacjach NASK.
Założyć nową sprawę w EZD, odnotowując wzajemnie znaki starej i nowej sprawy. Akta są wtedy częściowo papierowe, częściowo elektroniczne, co komplikuje późniejszą archiwizację.

O wyborze decyduje kierownik komórki, informując archiwistę. Warto zapisać tę zasadę w zarządzeniu wdrożeniowym, żeby każdy wydział nie robił tego inaczej — więcej w artykule o normatywach wewnętrznych wdrożenia EZD RP.

Przejście z EZD PUW

EZD PUW to poprzednik EZD RP, nadal używany w części urzędów. NASK przewiduje dla niego osobną ścieżkę: przygotowuje się paczkę migracyjną, którą importuje się w dedykowanym module EZD RP. Według harmonogramu pokazywanego w 2025 r. (z zastrzeżeniem możliwych zmian) wsparcie migracji ma ruszyć od pierwszego kwartału 2028 r., rozwój EZD PUW ma się zakończyć w połowie 2029 r., a wsparcie serwisowe — w pierwszym kwartale 2031 r. Szczegóły w artykule Migracja z eDok i EZD PUW do EZD RP.

Przejście z wersji A na wersję B w samym EZD RP

To też jest migracja, choć w obrębie jednego systemu. Docelowo zostaje tylko wersja B („nowe zadania”), nowe wdrożenia ruszają od razu w B, a urzędy na wersji A są przenoszone migratorem — w chmurze termin ustala NASK, w instalacjach na własnych serwerach robi się to według instrukcji NASK. Po migracji zgłaszano kilka problemów, m.in. ze spisem pism zakończonych jako „Sprawa prowadzona poza EZD” i z widocznością starszych spraw, więc warto ją najpierw przećwiczyć na instancji testowej.

Jeśli migrujesz na nowy serwer

Przeniesienie EZD RP na inną maszynę (on-premise) to operacja techniczna: kopia baz danych i plików, odtworzenie na nowym środowisku, weryfikacja. Na forum opisano przypadek, w którym po przeniesieniu system zaczął nadawać numery RPW użyte kilka dni wcześniej — dlatego po takiej operacji warto sprawdzić liczniki rejestrów przed wpuszczeniem użytkowników.

Plan migracji w pięciu krokach

Inwentaryzacja — z czego przechodzisz, gdzie jest dokumentacja, jakie rejestry prowadzi stary program.
Porządki w danych źródłowych — struktura organizacyjna zgodna z regulaminem, aktualny JRWA, wyczyszczone kontakty.
Import na instancję testową — struktura, użytkownicy, JRWA, kontakty, szablony; test na realnych przypadkach.
Zasady dla spraw w toku — zapisane w zarządzeniu, z datą graniczną i wskazaniem, kto ma dostęp do starego programu.
Import na produkcję i kontrola — liczniki rejestrów, uprawnienia, wysyłka testowa przez e-Doręczenia.

Najczęstsze pytania

Czy trzeba skanować stare akta, żeby przejść na EZD RP? Nie. Zakończone sprawy papierowe zostają w teczkach i trafiają do archiwum zakładowego jak dotąd. Skanuje się przesyłki wpływające po starcie EZD, zgodnie z zasadami w zarządzeniu.

Czy da się przenieść dane z innego systemu EZD do EZD RP? Nie ma do tego narzędzia NASK. Dla EZD PUW przewidziano osobną ścieżkę z paczką migracyjną. Przy innych systemach zwykle domyka się sprawy w starym systemie i zaczyna nowe w EZD RP.

Co z kontaktami i bazą adresatów? Kontakty importuje się z pliku CSV według szablonu NASK. Przed importem warto usunąć duplikaty i nieaktualne wpisy.

Ile trwa migracja? Sam import danych słownikowych — od kilku dni do kilku tygodni, zależnie od wielkości urzędu i stanu danych źródłowych. Dłużej trwa uporządkowanie tych danych przed importem.

Chcesz ustalić, co w Twoim urzędzie trzeba przenieść, a co można zostawić? Zacznij od audytu przedwdrożeniowego albo napisz do nas.

Źródła: podręcznik EZD RP — Wzory i szablony; rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r. (instrukcja kancelaryjna, § 1 ust. 7–8); NASK, „Rekomendacje-normatywy. Wewnętrzne wdrożenia systemu EZD RP” (2022); wypowiedzi zespołu EZD RP na oficjalnym forum EZD RP (2024–2026).