Sprzęt do EZD RP na stanowisku kancelaryjnym — skaner, drukarka etykiet, czytnik kodów

Serwer to jedno — ale o tym, czy EZD RP działa sprawnie na co dzień, decyduje kancelaria. To tam papier zamienia się w dokument elektroniczny: przesyłka jest rejestrowana, skanowana, dostaje etykietę z kodem kreskowym i trafia do składu chronologicznego. Ministerstwo Cyfryzacji, opisując minimum wdrożenia EZD, wprost wymienia co najmniej jedno stanowisko kancelaryjne w pełni przystosowane do skanowania wpływającej dokumentacji.

Poniżej zebraliśmy, co jest potrzebne, i jakie modele sprawdziły się w urzędach — na podstawie wymagań NASK i doświadczeń jednostek z oficjalnego forum EZD RP. Stan na październik 2026 r. NASK nie wskazuje konkretnych marek, więc wymienione modele to przykłady z praktyki, a nie rekomendacje.

Zestaw na stanowisko kancelaryjne — w skrócie

Urządzenie	Wymaganie	Uwagi z praktyki
komputer	Windows, aktualna przeglądarka, NASK Desk	NASK Desk nie ma wersji na macOS i Linuksa
skaner	zgodny z TWAIN, oryginalne sterowniki producenta	do kancelarii skaner dokumentowy z podajnikiem
drukarka etykiet	język ZPL (rekomendowany przez NASK od 2026 r.) lub EPL	termotransfer do etykiet RPW, termiczny do kopert
czytnik kodów kreskowych	odczyt kodów 1D z etykiet	przy przyjmowaniu do składu i wypożyczeniach
czytnik kart	sterownik producenta, oprogramowanie dostawcy podpisu	tylko dla osób podpisujących kwalifikowanie

Komputer i NASK Desk

EZD RP działa w przeglądarce, ale do edycji dokumentów, podpisu, drukowania etykiet i współpracy ze skanerem potrzebna jest aplikacja NASK Desk (zastąpiła wcześniejszy FileMonitor — przed instalacją trzeba go odinstalować). Kilka praktycznych uwag:

• Windows — wersji NASK Desk na macOS i Linuksa na razie nie ma, a bez niej nie zadziała podpis ani uzupełnianie danych w szablonach.
• Office w wersji desktopowej — w wersji przeglądarkowej Office 365 NASK Desk nie uruchomi edycji ani podpisu.
• Zegar i certyfikaty — synchronizacja czasu i zaufany certyfikat (przy instalacji na własnych serwerach) to najczęstsze przyczyny „zawieszonego” logowania.
• W większych urzędach NASK Desk instaluje się centralnie, np. cichą instalacją z pakietu MSI.

Skaner

QuickScan — moduł skanowania EZD RP — wymaga skanera zgodnego z TWAIN z oryginalnymi sterownikami producenta. Do kancelarii potrzebny jest skaner dokumentowy z automatycznym podajnikiem i skanowaniem dwustronnym; w urzędach dobrze sprawdza się np. seria Fujitsu/Ricoh fi (np. fi-8250). Skanery przy każdym stanowisku zwykle nie są potrzebne — poza kancelarią i sekretariatami.

Na co uważać:

• QuickScan trzeba uruchamiać z poziomu EZD, inaczej skan nie trafi do systemu.
• Gdy skaner „znika”, winne bywają pozostałości sterowników innych urządzeń — pomaga usunięcie nieużywanych urządzeń obrazujących w Menedżerze urządzeń.
• Urządzenia wielofunkcyjne sieciowe bywają kłopotliwe; jeśli już, lepiej skanować do zwykłego PDF niż do formatów kompresowanych.
• Kody kreskowe rozpoznaje się lepiej przy rozdzielczości ok. 200 dpi i wyższej czułości ustawionej w QuickScan.

Drukarka etykiet

Każda zarejestrowana przesyłka papierowa dostaje etykietę z numerem RPW i kodem kreskowym; etykiety są też potrzebne do kartonów w składach i do korespondencji wychodzącej.

• Język drukarki: ZPL lub EPL. NASK od 2026 r. rekomenduje ZPL — EPL obsługują natywnie głównie drukarki Zebra, inne go emulują. Typ ustawia się w NASK Desk.
• Technologia druku: termotransfer (z taśmą woskowo-żywiczną — tzw. ribbon) do etykiet RPW, które mają przetrwać lata w składzie; druk termiczny wystarcza do kopert i zwrotek.
• Sprawdzone przez urzędy: Zebra GK420t, ZD220, ZD421, seria ZT, Godex RT700i, Bixolon XD5-43tEK. Brother QL nie działa (brak ZPL/EPL).
• Rozmiary: często stosowane RPW 50×30 mm i RKW 70×40 mm; etykieta adresowa 80×50 mm ma sztywny układ. Rozmiar ustawia się w profilu użytkownika.
• Rozdzielczość 203 dpi i szerokość paska kodu ustawiona na 1 to najczęstsze lekarstwo na nieczytelne kody. Ucięty numer na etykiecie zwykle naprawia kalibracja przyciskami samej drukarki.

Typowy układ w urzędzie: dwie drukarki etykiet w kancelarii (osobno do etykiet RPW i kopert albo jedna z wymianą taśm) i jedna na wydział.

Czytnik kodów kreskowych

Czytnik przyspiesza przyjmowanie dokumentów do składu chronologicznego, wypożyczenia i zwroty — zamiast wpisywać numer, pracownik skanuje etykietę. Wystarczy zwykły czytnik kodów 1D na USB. Jeśli czytnik nie odczytuje kodu, przyczyną zwykle jest etykieta (pasek kodu, rozdzielczość), a nie sam czytnik.

Podpis kwalifikowany

Osoby podpisujące pisma potrzebują podpisu kwalifikowanego (karta i czytnik albo podpis w chmurze) lub pieczęci elektronicznej. Najwięcej problemów sprawia oprogramowanie karty, a nie EZD RP — warto mieć wersje oprogramowania potwierdzone w urzędach i sterownik producenta czytnika zamiast ogólnego sterownika Windows.

Ile stanowisk przygotować

• Kancelaria: komputer, skaner dokumentowy, drukarka etykiet (najlepiej dwie), czytnik kodów.
• Sekretariaty: komputer, drukarka etykiet; skaner, jeśli przyjmują korespondencję bezpośrednio.
• Referenci: komputer z NASK Desk; drukarka etykiet na wydział.
• Podpisujący: dodatkowo podpis kwalifikowany.

Przed zakupem sprawdźcie aktualne „Rekomendowane wymagania dla stacji roboczych” na portalu EZD RP — lista zmienia się z kolejnymi wersjami systemu. O wymaganiach serwerowych piszemy w artykule Wymagania sprzętowe EZD RP i instalacja on-premise.

Najczęstsze pytania

Czy istnieje oficjalny zestaw sprzętu do EZD RP? NASK publikuje wymagania (np. skaner zgodny z TWAIN, drukarka etykiet ZPL/EPL), ale nie wskazuje konkretnych marek ani gotowych zestawów. Modele w tym artykule to przykłady sprawdzone przez urzędy.

Jaka drukarka etykiet do EZD RP? Drukarka obsługująca język ZPL (rekomendowany przez NASK) lub EPL, najlepiej z termotransferem do etykiet RPW. W urzędach działają m.in. Zebra GK420t, ZD421 i Godex RT700i; drukarki Brother QL nie działają.

Czy zwykła drukarka biurowa wystarczy? Do pism — tak. Do etykiet z kodem kreskowym potrzebna jest drukarka etykiet, choć niektóre urzędy drukują etykiety na zwykłych drukarkach po ustawieniu formularzy.

Czy EZD RP działa na Macu? Przeglądarka tak, ale NASK Desk — potrzebny do edycji i podpisu dokumentów — nie ma jeszcze wersji na macOS. W praktyce stanowiska pracy działają na Windows.

---

Chcecie, żeby ktoś przygotował i przetestował stanowiska kancelaryjne przed startem EZD RP? Napiszcie do nas — to część audytu przedwdrożeniowego i wdrożenia.

Źródła: Wymagania i rekomendacje EZD RP — gov.pl; podręcznik użytkownika EZD RP; pismo Ministerstwa Cyfryzacji z 2 października 2026 r. (minimalny zakres wdrożenia EZD); doświadczenia jednostek i odpowiedzi zespołu EZD RP na oficjalnym forum EZD RP (2023–2026).